コラム

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会議室から見えてくる日本企業の問題点

■会議室換気の基準は？

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最近、長時間に渡る会議中に不快感を訴える社員が居ります。
ビルは8年前に竣工した23階の賃貸ビルです。会議に参加する人数にもよると思いますが、
換気を満足しているかどうかの目安についてご教示をお願い致します。
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　これは最近、このWEBサイトに寄せられた読者からの質問です。
　この回答としては、「部屋での換気基準は、1人が1時間に必要な換気量は約30立方メートルなので、1時間に1回程度は換気扇を回したり、ドアを開けるなど、換気に努めてください」というのが、直接的な回答になります。


■会議のやり方を変えてみたら？
　この質問は、「なぜそんなに長時間、密閉された部屋で会議をする必要があるのか？」という私の疑問を呼び起こしました。
　これまでは、会議室の設置を「社員が何人いたら何室」というような基準で決めていたと思います。
　しかし、通信技術やインターネットの進化で、会議のやり方が変わってきました。
　会議の目的によって、一堂に集まらずに、電話やWEBを使って会議することなど珍しくなくなりました。また集まって会議するにしても、内容によってオープンな場所で「さっと集まり、短時間で切り上げ、さっと解散する」ほうが効果的と考えられるようにもなりました。その間の情報交換がEメール、携帯電話などで簡単にできるので、肝心な部分の調整だけを「Face to face」（直接会って）ですればよいのです。
　完全オープンまでといかなくても、密室ではなく、パーティションの上や下はオープンになっている会議室も増えました。
　もちろん、密閉された部屋が完全に不要になったわけではなく、企業戦略を決める役員会や取締役会、人事評価の個別面談などは、ネットやオープンとはいきません。役員会などはある程度の大部屋が必要です。しかし、毎日やっているわけではないので、使っていないときは、シークレットな会議にしたい他の誰でもが使ってよい、というように、開放している会社もあります。面談などは2、3人入ればよいので、小さな部屋で良く、防犯上、外から見えるようガラス張りになっているのも一般的傾向です。
　会議の目的に合わせて、やり方や部屋の使い方を変えるというのが、現代の会議室事情なのです。


■旧態依然たる働き方に問題あるのでは？
　"現代会議室事情"に共通するのは、やり方でも、使い方でもオープンであるということです。
　このオープン化を阻む壁があるから、「会議は会議室で」という旧態依然の風習が続いているのが、日本企業の大半ではないでしょうか。
　オープン化を阻む壁にどんなバリアがあるか列記いたしましょう。

1.行き過ぎたコンプライアンス
　これは先月のコラムで説明したのでそちらを読んでください。PC持ち出し制限など、代表的な例です。

2.変則勤務を許容できない旧体制
3.フレックス勤務の有用性を認めない頑固者
4.景気低迷を理由にした労働強化
　実は2～4は、ヨーロッパでワーク・ライフ・バランスを阻害する要因として上げられている事項です。日本よりずっと進んでいると思われるヨーロッパにも頑固者はいるのです。日本の経営者は推して知るべしです。

5.賞味期限の切れた経営者
　日本の大企業の経営者はほとんどが60才以上、賞味期限が切れて就任したり、そのまま居座ったり、中には"消費期限切れ"の経営者もいます。「"定時始まり/終わり"が効率よい。顔を見ないと安心できない、管理できない。仕事はオフィスに来てやるもの」と考えている頭の古い経営者が多いのも事実です。

6."寄らば大樹の陰"という意識
　日本人の働く意識も、周りを見ながら自分の考えを述べたり、変えたり、行動したりと自分の立ち位置がはっきりしない人が圧倒的に多いと感じます。働く人にも責任があるのです。


　これらを克服すれば、経営のやり方が変わり、働き方が変わり、会議のやり方が変わり、会議室のあり方が変わり、換気のことなど気にしなくてすむようになるのです。


（私のコラムは今月で終了します。長い間、お読みいただき、ありがとうございました）

小田 毘古
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