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コラム

人事 / 給与手当 / 通勤手当

通勤手当支給に関する担当者ノウハウ
【第1回】担当者を悩ませる支給判断に困る理由と解決策

2015年04月21日

こんにちは。株式会社無限の青田賢一と申します。

通勤手当は一般的に従業員に支払われている手当の一つですが、その支給基準はそれぞれの会社によって異なります。例えば、支給の判断、期間、経路変更時の対応など、会社によってさまざまに定められています。このコラムでは、他では聞けない通勤手当に関するノウハウを、事例や解説を交えてご紹介いたします。


従業員の自宅や勤務場所は一人ひとり異なるため、通勤手当の支給額も同様に従業員ごとに異なります。では、通勤手当の支給額はどのように決定されているのでしょうか。従業員の入社時や、転居、転勤などにより自宅住所や勤務先が変更になると、「通勤経路変更届」等でその経路や金額を申請し、人事部や総務部の担当者がチェックをするというのが一般的な実務の流れです。では、担当者はどのようにチェックをするかというと、人事規則の中に定められた通勤手当の規定に沿っているかという観点によって、従業員の申請内容を判断するわけですが、ここで担当者を悩ませるポイントがあります。

通勤手当規定のよくある問題
各社で定めている通勤手当の規定では、このような文面で記載されている例をよくみかけます。
通勤手当は、運賃、時間、距離等の事情に照らし、最も経済的かつ合理的と認められる通勤の経路及び方法によって算出の上、支給する
経済的とは、金額的観点からみて安いということであり、合理的とは、時間的観点からみて妥当性があるということになります。最安であり最短の経路が一つであれば担当者のチェックはさほど難しくありませんが、主要な都市部の交通網では、「時間的に早いが金額が高い」、もしくは「金額が安いが時間がかかる」といった経路が存在し、判断する上では複雑です。
そのため、従業員の申請内容を認める、認めないといった判断要素が、担当者に依存してしまうといった結果を招いてしまいます。また、担当者が変わった場合には、判断基準にブレが出てしまい、結果として従業員間で公平な支給を行うことが難しくなります。

支給判断にガバナンスを効かせるためには
では、どのような支給規定であれば公平性が保てるでしょうか。
 一部の会社では、最安の定期代の金額のみを支給し、従業員個人の利用したい路線がある場合には自己負担するケースもあります。しかし、従業員側からするとなかなか受け入れづらいのが実態です。
そこで、おすすめの事例としては下記のようなものが挙げられます。
「通勤手当は、自宅住所と勤務先住所を基に通勤できる経路の中から最も経済的な経路の金額を基準として、その金額のx%の金額範囲までの経路に関して支給する」
これには3つのポイントがあります。

1.自宅住所と勤務先の住所を基に調べること(最寄駅候補の複数化)
2.最も経済的な経路を基準とし、合理的という時間の要素は入れない
3.x%の金額範囲により選択肢を与える

1については、詳しくは第2回で説明させていただきます。
ポイントは、住所から調べるという点です。
2については、時間的な要素を入れていません。理由は、通勤時間帯にのみ運行する路線があり時間が平均時間とは異なるケースがあることや通勤ラッシュなどにより遅延するケースが多いため、規程に明示するのではなく、3の最安経路を基準として、その経路の金額の+x%の金額内に収まる経路の候補から、時間要素を補足的にみて最終的な経路を判断するといった方法が賢明です。

上記により、担当者での判断基準を規定により明確化し、担当者変更などによる判断基準の差異をなくしつつ、従業員に選択権を与え、『公平性を確保できる支給規定』=『ガバナンスを効かせる』ということも考えてみてはいかがでしょうか。

本コラムの記載内容についてのご質問や、製品・サービスについてのお問い合わせは
電子メールにて、gsol-rakuraku@mugen-corp.jp
まで、お気軽にご連絡ください。

次回は、通勤経路のチェックは住所から見る!です。

青田 賢一
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