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新総務考 【その24】コミュニケーションデザイン

2017年06月27日

 組織内における戦略的なコミュニケーションデザインは重要です。

 一般的には、ITCツールを使うことから情報システム部門が主導する場合が多いと思いますが、「いかに使うか」を考えるのは、コミュニケーション場創りを担う総務部門が主導すべきと思っています。

 そのためには、総務部門が主体的に情報を集め、情報システム部門と連携しながら各システムの特徴・特性を知っておくことが必要です。

 メールより気軽に、グループウエアほど敷居が高くない、第三のビジネスコミュニケーションツールとして、SNSを社内コミュニケーション促進策の一つとして活用する企業が増えています。今日は社内SNSにスポットを当ててみます。


■ 代表的な社内SNSサービス

 みなさんもFacebook等で体験できるコミュニケーションネットワークは、ご無沙汰している旧知の友達や仲間との距離を縮め、新しい「友達の輪」を加速度的に広げる力を感じられた経験があると思います。

 一方で、開かれたSNSサービスは、個人情報の管理を始めとした情報セキュリティの課題も数多く存在します。

 業務でFacebook等のオープンSNSサービスを使うことはできませんが、社内イントラネットでクローズド(社内)SNSを構築すれば、Facebookと同様の感覚でコミュニケーション活性化施策を有効に進めることができます。

 すでにサービス提供されている、社内限定での利用が可能なSNSサービスは以下が代表的なものです。

  1. 1.Chatter(チャター) by salesforce.com
  2. 2.Yammer(ヤマー) by Microsoft
  3. 3.TalkNote by トークノート
  4. 4.ChitChat by Blayn
  5. 5.Co-Work(コワーク) by GaiaX
  6. 6.Connect(コネクト) by Beat
  7. 7.Zyncro(ジンクロ)by オーシャンブリッジ
  8. 8.IBM Connections v5.0. by IBM


 各サービスには一長一短があり、またコスト面での検討も必要であることから、これがベストと判断するのは難しいところです。


■ 総務FM部門のミッション

 組織のたこつぼ化、縦割り組織、部門間の壁......、これら組織の弊害となる状態の根幹にある問題は、社員同士の相互協力の不足と情報共有の欠如が原因です。

 社内SNSを導入することで、組織内の暗黙知を形式知に変換したり、チームビルドに役立てたり、社員相互の情報共有を促進させたりすることが可能になり、結果、活力ある組織に変わっていくことが期待できます。

 ただ、このサービスを有効に運用するには、システムの運営管理やコミュニティ内の秩序維持と円滑な利用支援を行うファシリテーターを置くことが不可欠です。

 ファシリテーターは、ナレッジ・プロデューサーの役割をも担う重要な機能ですが、問題は、誰がこの役割を果たすのかが議論になることが多いと思います。

 コミュニケーション場の創りと運営維持管理の組織デザインを行う仕事が「コミュニケーションデザイン」です。総務FM部門のミッションではないでしょうか。

岡田 大士郎
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