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社員と組織を生かす総務の技
【その3】どうしたら"頼れる総務"に変革できるのか? 情報キャッチ力のポイント(2)社内人脈の作り方[1]

2018年03月16日

 こんにちは、組織改革コンサルタントの小松路世です。
 シリーズでお届けしている「社員と組織を生かす総務の技」、第3回は「情報キャッチ力のポイント(2)社内人脈の作り方[1]」をお届けします。

■スピーディーな解決のために社内に味方を増やす

 第1回2回でもお伝えしましたが、情報が集中する人は、社員からの相談に気持ちよく対応している人、責任を持って解決してくれる人、そして何よりもスピーディーに問題を解決してくれる人です。

 総務に飛び込んでくる相談は多岐にわたり、他部署へ話をつなぐことも少なくありません。そのときに「それだったら人事が今取り組んでいるから、○○さんに聞いてみるといいよ」と、すっと答えられる情報と社内人脈を持っているかが鍵になります。

 そのためには、日頃から他部署の仕事にも興味持ち、把握しておくのはもちろん、つないだ先が責任を持ってスピーディーに対応してくれるのかまで、一瞬で判断できるアンテナとリレーションが必要です。誰が、何をやっているか把握しているだけでは十分とはいえません。日頃コミュニケーションをおろそかにしていると、簡単な問題であっても、つないだ先がきちんと対応してくれるとは限らないからです。

 たとえば私も総務に携わっていた頃、社員から問い合わせを受け、同じ本社内の他部署へと話をつなぐことがありました。しかし、社員からは「一応解決はしたけどモヤっとした」といわれ、つないだ先からは「人事の話なのになぜ総務に?今度から直接人事にいうように伝えておいて!」などと、あとに双方から小言をいわれてしまうことがありました。

 こうなってしまうのは自分自身がつないだ人(=仕事を任せた人)自身をよく知らず、信頼関係が築けていないからです。信頼関係が築けていたら、「あの人の頼みだったら」とその人も気持ちよく対応してくれ、解決までのスピードが早く、つまらないしこりも残りません。
まずは本社内の他部署の業務内容と人、それから会社全体に興味を持ち、いつでもスムーズに連携できるよう信頼関係を築き、味方を増やしておきましょう。

■現場社員と直接コミュニケーションをはかる機会を持つ

 さて、次は拠点が離れているけれども社内で味方になってくれそうな人を思い浮かべてみてください。同期 → 以前同じ部署だった人 → 何度か直接話したことのある感じのいい人・会ったことはないけど仕事において信頼がおける人......こんな順番ではないでしょうか。

 当たり前ですが、直接会って話したことがあり、付き合いが長く、お互いのキャラクターをわかっていて、悩みや価値観を共有している人との絆は強いです。逆に、どんなに「この人仕事できそうだな」と感じていても、直接会ったことのない人には頼れませんし、相手も頼ってくれません。

 ですから、現場と拠点が離れている場合は、メールや郵送でのやり取りで済ますのではなく、たまには現場に赴いて顔を覚えてもらう、直接コミュニケーションを取るということが大事になるのです。名前と顔が一致すると「いつも健康診断の周知を出している人、こんな人だったんだ」と、相手も安心してくれて、その後の日々のメールのやりとりにも温かみがでてきます。

 説明会を開催する際はいつも本社に来てもらうだけでなく、たまにはこちらから現場に赴いたり、配布物を郵送でなく直接配ったりしましょう。こうした機会がなければ、創立記念式典やキックオフなどの全社イベントに積極的に参加し、現場社員と交流をはかってください。また、もっと少人数の勉強会やサークル・座談会などを自ら企画するのも有効ですし、そうした"本社社員や他部署社員と交流できる場"を現場社員は待っています。

 次回は、「どうしたら"頼れる総務"に変革できるのか? 情報キャッチ力のポイント(2)社内人脈の作り方[2]」をお届けします。

小松 路世
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