コラム

総務 / 総務の在り方 / 「場」の作り方

組織を活性化する「場」作り【その8】コミュニケーション・ファシリテーター

2018年11月08日

 組織のサイロ化、縦割り組織、部門間の壁......これら組織の弊害となる状態の原因は、社員同士の相互協力意識の不足と情報共有の欠如、いい換えれば組織内のコミュニケーション不全です。

 ここでは組織内で面識のない社員同士が「話してみよう」「聞いてみよう」と思う動機付けを促し、抵抗感なく話しかける共通話題や雰囲気を自然体で提供するコミュニケーション・ファシリテーションの仕掛け作りと、ファシリテーターの役目について考えてみましょう。

■社内コミュニケーションの場の構築・運用

 たとえば、チャットツールや社内SNS等を導入することで、組織内の暗黙知を形式知に変換したり、チームビルドに役立てたり、社員相互の情報共有を促進させたりすることが可能です。結果、ある程度の情報共有組織に変わっていくことが期待できます。

 ただし、このサービスを有効に運用するには、システムの運営管理やコミュニティ内の秩序維持と円滑な利用支援を行うファシリテーターを置くことが不可欠です。

 コミュニケーション・ファシリテーターは、ナレッジ・プロデューサーの役割をも担う重要な機能ですが、「誰が」この役割を果たすのかが議論になることが多いと思います。デジタルワークプレイスのエンジニアリングは、情報システム部門が専門とする領域ですが、リアルワークプレイスたる「オフィス『場』」と「デジタル『場』」をつなぎ、有機的で効果のある「知のスパイラル」を活性化する「社内コミュニケーション『場』」を設計・構築し、運用していくのは、総務FM部門の領域であり、重要なミッションの一つです。

■リアルコミュニケーションの誘発

 そして、総務FM部門のもう一つの重要な役目は、社員同士のリアルコミュニケーションを誘発させて、社員同士の仲間意識を高めてゆく「社内コミュニケーション・ファシリテーター」としての活動です。

 組織が大きくなってくると、同じ会社の社員でも、顔を見たことはあるけど話したことがない、顔も名前も全く知らない「他人社員」が増えてきます。同じ部署や仕事でつながりのある部署の社員同士は「同僚」意識や「仲間」意識があるので、当たり前ではありますが、仕事上必要なコミュニケーションができる環境にあります。

 しかしながら、他人社員同士は「友達」や「知り合い」ではありませんし、同僚意識も希薄ですから、共通する話題や何らかのきっかけと、お互い少しの「勇気」がなければ会話は生まれません。

 職場は「働く場」ですから、仕事で関係を持たない社員同士が、雑談し、お互いを知るきっかけを仕掛けること、つまり「対話を誘発させる必然」を演出することもコミュニケーション・ファシリテーターの役目です。

岡田 大士郎
​​MENU