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社員と組織を生かす総務の技【その9】番外編・総務の地位を向上させよう！（2）

2018年12月03日

　こんにちは、組織改革コンサルタントの小松路世です。シリーズでお届けしている「社員と組織を生かす総務の技」、前回に引き続き「番外編・総務の地位を向上させよう！」をお届けします。

■いつも他部署の仕事を引き受けてしまう→たまには断る

　さて他部署のスタッフから軽く見られてしまう問題ですが、私の知人で、とても人当たりが良く仕事も丁寧、かつかゆいところまで手が届く、まさに会社の潤滑油的な存在で、社員からも人気の総務の方がいます。

　ただ、いつも明らかに総務の仕事でないものを人事や経営企画から仕事を押し付けられるというモヤモヤがあり、感覚的には8割以上は自分が引き受け、残りの2割は「わかりやすい成果が出やすそうなもの・おいしいところだけ」を他部署が持っていってしまうという状態が何年も続いているそうです。

　総務にはこのタイプの良い人が多く、たとえルーティンワークであっても何か新しいスキルや信頼は得られるはずですので、できれば仕事は喜んで引き受けるマインドは持ってほしいとは思います。ですが、モヤモヤするならたまには「これは引き受けるから、あれはお願い」「いったん引き受けるけど、忙しくなったらまた相談させて」「このスキルはウチの部署に十分あるから、あっちをやってみたい」と主張してみましょう。

　現場とスタッフ、お互いフェアで、リスペクトし合うのが健全な企業といえます。総務パーソンがイキイキと働き、自身の価値を高めていけば、同時に企業価値も高まります。総務に誇りを持っている人は、このようなときに他部署と建設的なけんかができる人で、決して毎回いわれっぱなし・やられっぱなしではありません。

　実際、総務経験はないけれども、総務をリスペクトしている知人に理想の総務パーソンはいるかと聞いてみたら、即答で「◯◯さん。対応はソフトでフレンドリー。常に相談しやすいけれども、ルールについてはきっちりいて信頼している」という答えが返ってきました。

■現場・営業から軽く見られる→総務の役割を思い出そう

　前回紹介した、営業社員向けに総務をバカにした発言をしたコンサルタントの方に話をうかがうと、総務に相談したら冷たくあしらわれたり、偉ぶられた経験があり、それ以来総務は信用していないとのことでした。「でも、そういえば何でも相談に乗ってくれる人が一人だけいて、その人には頭が上がらなかったなあ」ともいっていました。

　この方に限らず、まれに「誰が稼いできた金で給料出ていると思っているんだ」といわんばかりに、間接部門のスタッフに厳しい現場社員・営業社員がいますが、上記と同じようにたった一度の態度の悪さによる影響かもしれません。

　総務は現場社員が気持ち良く仕事ができる土台を整えることが大事な役割であり、常にプロフェッショナルに対応することを心がけることが基本です。そこをしっかりしないと、いつまでたっても「総務は縁の下の力持ちだけやっていればよく、戦略的な仕事は他部署で」という考えの人は減らないのです。

小松 路世
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