総務辞典

株主総会運営

受付担当

株主総会の受付担当者が行う業務と流れは下記の通り。

(1) 受付担当の概要
・ 受付事務・・・株主総会で議決権を行使できる者、決算期現在の株主名簿に記載された者決権(委任状・議決権行使書を送付する株主)を有する株主
・出席株主の資格審査・確認
・議決権数の確認・集計
・出席状況の記録
・ 担当者の心構え・・・厳正、迅速な取扱い。服装、礼儀正しく、ダラダラしない、臨機応変な応対

(2) 事前準備
・ 受付・集計場所の確認
・ 職務分担の確認
- リーダー・・・受付全体の統括
- 第1受付係・・・委任状持参株主の通常の受付
- 第2受付係・・・委任状を持参しない株主の特別の受付
- 集計係・・・議決権数の集計事務

(3) 用意するもの
・ 第1受付係
- 入場票(事前にナンバリングした物) □ ホチキス(入場票の「副」を委任状・議決権行使書に留める為に使用)
- 招集通知(必要部数)
- 書類トレー
- 筆記用具、メモ用紙
・ 第2受付係
- 受付票(委任状を持参しない株主に、住所、氏名、株数等を記入してもらう用紙)
- 認め印(受付票を株主一覧表と照合、株主と確認した時に、確認欄に押す)
- 期末株主明細表(受付票と照合するため)
- 筆記用具(ボールペン)、メモ用紙 □ 書類トレー
- ホチキス
- 株主土産
・ 集計係
- 議決権集計表(前日迄に到着分の委任状・議決権行使書、役員、事務局は事前に総務部で記入)
- 出席表(出席株主を記入するリスト)
- 筆記用具(鉛筆)、メモ用紙 □ ホチキス
- 電卓
- 書類トレー

(4) 当日の役割(委任状の場合)
●出席株主の資格審査・確認
会社送付の委任状持参株主・・・第1受付係

<受付の手順>
・株主から委任状(または受付票)を受取る。
「おはようございます。」「委任状(または受付票)をお願いいたします。」
・委任状を忘れた株主は、第2受付係に回ってもらう。
「恐れ入りますが、こちら(第2受付係)で受付票の記入をお願いします。」
・株主に招集通知を渡す。(不要といわれたら渡さない。)
・入場票の「正」と「副」を切り離し、株主に「正」を渡す。
「会場内にお入りください。」
・入場票の「副」は、株主から受取った委任状(受付票)にホチキスでとめ、集計係に渡す。(番号と株主を特定させるために、間違わないように)

<留意事項>
・総会会場に入場できるのは、次の者だけ。
- 前ドアから入、退場:取締役、監査役、事務局、弁護士、司会
- 後ドアから入、退場:株主、警察官、警備係
・個人名義、法人名義に関わらず、委任状持参者は株主本人と認め、入場させる。
・定款の記載の通り、株主以外の代理人の出席は断る
・代理人兼本人出席の場合は、それぞれに入場票を渡す。(本人出席の入場票と代理人の入場票)
・委任状には押印の必要はなし。
・委任状の半券だけでは委任状とは認められない。
・当社の委任状かどうか、今回の総会の委任状かどうかを必ずチェック。
・株主が一時に殺到する場合は、一列に並んでもらう。
・受付中は、第1受付係は起立。(誰もいなければ着席してよい。)

●会社送付の委任状を持参しない株主・私製委任状持参者・・・第2受付係
(ケースとしては、社員株主が委任状を忘れる場合が考えられる)

<受付の手順>
・受付票に、住所、氏名、株数、委任状の提出・未提出を記入してもらう。
(イスを用意し、座って書いてもらう。)
「恐れ入りますが、こちらにご記入をお願いします。」
・記入内容を期末株主一覧表と照合し、合致していれば株主と認め、受付票に認印を押す。
・認印を押したら、受付票を株主に手渡し、第1受付係に回ってもらう。
「ありがとうございます。株主様と確認できましたので、こちら(第1受付係)で受付手続きをお願いします。」
・委任状を既に提出済みとの申出があった場合は、前日までに集計した議決件数より減算する必要があるので、その旨を集計係に連絡する。
・私製委任状の提示があった場合は、氏名・住所・株数の確認をし、一致していれば正当な委任状として扱い、代理人分の入場票を渡す

<留意事項>
・ 期末株主一覧表での検索のしかたを事前によく練習しておく。

●議決権の集計・・・集計係
総務部で前日迄に到着済みの委任状、役員、事務局分を事前に議決権集計表に一括して記入する。
・当日出席株主(社員株主を含む)の記入は、第1受付係から渡された委任状(または受付票)に基づき、出席表に1人1人行なう。(株主名、株数、累計株数)この時、入場票の「副」の番号と出席表の番号は一致する。
・当日は、集客状況を司会に報告。(議決権集計表に記入して渡す。)
・以後、開始時刻現在で集計し、その後も集計を継続する。(開始時刻以降も受付を行なう)司会や事務局から、集計報告を要請されたら、すぐに対応できるようにしておく。
・途中退場者がでた場合も、議決権数の集計を確実に行なっておく。
・第1受付係から渡された委任状(または受付票)は、入場票の番号順に整理しておく。

●総会終了後・・・全員
総会終了後、退場してくる株主(社員株主含む)に、受付全員で分担して、土産を手渡す。「ありがとうございました。」「おつかれさまでした。」
(執筆:『月刊総務』)

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