総務辞典

オフィスレイアウトの変更

受付ロビー

受付ロビーを設計する際の確認事項として、受付体制がある。常に有人か無人かで大きく異なる。有人ならば人数により、その分のスペース、人数分のカウンターと椅子も必要。無人ならば、カウンターだけで充分だが、事務室内への連絡方法を決める必要がある。通常は、電話を1台か2台カウンターに設置して、その横に各部門の内線番号一覧表を置いて連絡をとってもらう。それ以外に、端末を設置し、その指示に従って連絡を取る方式もある。受付の場所と事務室入り口の場所によっては、間仕切りにより事務室内が見えないようにする必要があるが、受付スベースが狭い場合は、間仕切りにより圧迫感が出てしまうので、什器メーカーと充分に検討すること。その他の什器として、スペースがあれば、待ち合わせ用の椅子やソファー、テーブルを置く。それらの什器は、なるべく受付の壁の色に合ったものを選ぶ。併せて、カウンターとも色の系統を合わせておく。

●設備・備品
連絡方法により電話ジャック、コンセントの個数が異なる。電話ジャックやコンセントもなるべくカウンター内で接続する。カウンター内で電源を使用するものはあまり無いが、有人受付で、足元が寒い場合、電気ストーブを設置するケースがある。受付のスペースが広い場合には、ロビーの壁側に掃除用のコンセントを設置する。受付の電話は、外線は不通とし、公衆電話を設置する。公衆電話は、あまり外部の使用が見込まれない場合、カード式を設置することができない。ロビーでの喫煙が可能であれば、スタンディング灰皿、自販機を設置する。その他、傘立てと泥除けマットが必要。マットはレンタルと自社購入がある。レンタルは、一定期間毎に業者により清掃されたマットと取り替えてもらえる。自社購入は、委託清掃業者で清掃。マットは材質や毛の長さ、色を選定。色は受付周りの内装と系統を統一する。その他、壁掛け用の絵画や、プランター、時計等がある。

●運用ルール
ロビー照明の点灯時間を決めておく。何時から何時まで点灯しておき、その管理をどの部署が行なうか決めておく。また、正面玄関の開放時間も決めておく。清掃業者が行なうことになるが、雨天時のマットを敷く作業もルールとして確立しておく。
(執筆:『月刊総務』)

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