総務辞典

オフィスレイアウトの変更

商談室

ここで言う商談室とは、外部の人と打合せが出来るように、テーブルと椅子を配置したスペースである。ここでの最大の決定要因は商談室としてのスペースがどれほど確保できるかである。そのスペースも受付ロビー内にするのか、事務室内にするのか確認する。そのスペースから、何組のテーブルと椅子のセットが配置できるか検討する。また、そのセットも何人用のテーブルにするか決定する。テーブル1台と4脚の椅子なのか、テーブル1台と6脚の椅子なのか決める。また、予備用の椅子も用意するのか検討する。そして、それらの机との間に間仕切りを設置するのかしないのか、その間仕切りもいわゆる什器での間仕切りで行うのか、プランターで行うのか決めていく。間仕切りで仕切る場合は、その高さも検討する。1400mm程度の高さがあれば、商談中は隣が見えないし圧迫感も無い。テーブルと椅子、間仕切りについても色の系統を合わせておくと見た目が良い。

●設備・備品
必要設備であるが、電話は各テーブルに必要であろう。この電話は外線が使用可能にしておく。電源も商談用にパソコンを使用する場合を想定し、各テーブルの近くに2口ずつコンセントを設置しておく。また、商談室のスペースが広い場合は掃除用のコンセントも用意しておく。必要備品として、時計がある。設置場所として、どの席からも見えるような場所が良い。商談中時間が気になる時、腕時計を見るより相手への視線の先に時計があった方が良いからである。その他に、絵画やプランターなども必要であろう。また、自社商品のパンフレットや自社商品を展示する場合もある。さりげなく、営業活動の場として活用する。

●運用ルール
商談室を使用する場合、予約制とするのか、先着順とするのかを決定しておく。予約制とした場合、総務部が管理部署となり、台帳による管理とするのか、パソコン経由での管理とするのか、各社の体制により決定していく。また、外部とのミーティングに限定するのか、社内のミーティングも可とするのか決める。喫煙は可能か、飲食はどこまで許容するのか、全社で統一しておく。お茶だし及び片付をだれがするのか、総務や受付なのか、使用部署なのか。このようなことも決めておく必要がある。
(執筆:『月刊総務』)

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