総務辞典

オフィスレイアウトの変更

会議室

新築で設計段階から検討できるなら、最大何人の会議が開かれるかによりスペースを割り出す。什器はテーブルと椅子、最大何人収容するかにより、個数や大きさを決める。テーブルは2人掛けか3人掛けか、奥行きは通常は300mmか450mm。椅子の個数はテーブルの個数に合わせて用意。シアター形式でも使用するなら、その場合の最大使用個数から購入台数を決定。椅子の運搬用としてキャリアーも購入しておく。他に会議室があるなら椅子の形状や色を同一にしておく。その他に、演台や台座がある。部屋自体でマイクが使用できるのなら、演台にマイク装置は必要ないが、逆の場合は演台にマイクとスピーカーが組みこまれているものを用意。台座は、どの程度の催し物を行うかでその広さを決める。会議室内に可動式の間仕切りを設置する場合もある。大規模な会議室の場合には、ホワイトボードを化粧扉をつけて組みこむ。併せて式次第を貼ることの出来る掲示板を組みこむ。

●設備・備品
設備は、新規ビルの場合や改修の場合はAV機器をどの程度組み入れるかにより大きく異なる。天井にプロジェクターや可動式スクリーンを収容する場合は、それなりに電源が必要。その他、コンセントから電源をとって機器を使用する場合、どのような機器をその会議室で使用するかを確認して、容量がまかなえるかどうか確認する。電話は外線が使用できるものを1台設置しておく。但し、LANを接続して端末を使用するなら、その分の回線も必要。必要備品として、自立式のホワイトボードやマイク、OHP、プロジェクター等の機器を用意する。新規で会議室を確保する場合、ブラインドや暗幕の仕様の決定がある。暗幕も全く遮光してしまうもの、若干明るさが残るものもある。照明はダウンライト式にすると便利。カーペットに椅子を並べる際の目印を模様として付けておくという方法もある。それを目印に椅子を並べることができて非常に便利である。

●運用ルール
予約管理のルールが必要である。台帳でするのか、画面で行うのか、社内体制により決定する。また、備品の管理台帳や使用貸出台帳も必要である。新規のAV機器を導入する場合は、その説明会を実施することも必要であろう。また、喫煙や飲食についても許容範囲を決定しておく。
(執筆:『月刊総務』)

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