総務辞典

オフィスの引越

必要情報

移転に関して収集しておくべき情報には、移転当日の、移転先建物までの交通状況、移転先の建物情報、つまり運搬設備能力と引越時に必要な申請を確認することである。特に、申請関係は早めに確認しておくこと。建物により、申請が出ていないと一切工事をさせてもらえない場合もあるので注意すること。

●交通情報
まず、交通情報であるが、引越当日に使用する移転元から移転先までのルートを引越と同様の曜日及び時間において状況、特に路上の混雑状況を確認しておき、予想到着時間を調べておく。その時間から、搬入スケジュールが作成される。また、移転先建物近辺が停車禁止区間であれば、道路使用許可等、警察に確認をしておくことも必要となる。

●建物情報
入居先建物の情報は、まず移転先建物の運搬設備能力であるが、エレベーターの台数や積載能力を確認しておく。耐火金庫等、重量のある物品がある場合は特に注意を要する。場合によっては外から吊るしながら搬入しなければならない場合もある。エレベーターに関して言えば、テナントとして入居する場合は、事前にエレベーター使用許可申請等を提出しなければならない場合がある。特に、エレベーターの台数が少ない場合や、引越当日も他のテナントが営業している場合は、使用の制限があるかもしれないので注意が必要である。その他、事前に工事申請書を提出する場合があるので、必要な書類について移転先のビル管理会社へ必ず確認をしておく。また、申請期間も定めがある場合もあるので、移転先が決定したらすぐに確認をとること。
(執筆:『月刊総務』)

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