総務辞典

オフィスの引越

現状調査

電話設備に関しては、調査や判断、調整事項が多岐に渡り、また、移転規模が大きくなればなる程、煩雑さも増してくる。事前調査を迅速にそして正確に行う必要がある。項目として、ボタン電話方式、PBX方式の確認も含めた機器の確認。回線数の確認と回線の使用状態確認。移転規模や移転先設備、移転することによる局番変更の確認もしておく。規模にもよるが、交換機購入費用や配線工事費用等、イニシャルコストも莫大になる。関係する業者も多岐にわたり、工事区分の問題等含め、工程管理が特に重要な工事であり、移転後、即使用できないと事業活動に致命的な影響を及ぼす。失敗の許されない最重要事項が、この電話工事関係なのである。
●利用状況
現状調査をしながら、その物品の利用状況も併せて把握していく。流用するのか廃棄するのかの判断をするために必要である。また、その部署特有の什器や利用の仕方等を把握することにより、レイアウト基準やワークステーション基準、什器基準といった、新レイアウト図面作成に必要な諸々の基準作成に必要なデータを入手していく。このようにして、レイアウト図面作成に必要な情報を最大もらさずに現場を見ることにより入手していく。新レイアウト図面は、最終的には対象部署に確認してもらうことになるわけだから、現場の状況を把握して、相手が納得できるようなデータが必要である。
●流用廃棄判断
現状調査をしながら、その利用状況から移転・レイアウト変更先でも利用するのか、移転・レイ変を機に廃棄するのかを早めに判断していく。事前廃棄作業の際に極力廃棄しきってしまうと、引越当日の作業が軽減できる。但し、スタンスとしては流用できるものは流用するということで経費をかけないものの、とりあえず持って行く等明確な理由のないものは、はっきりと判断してもらった方が良い。移転・変更先のスペースの問題もあることから、最小限の必要物とするのがあるべき姿であろう。但し、現部署では必要ないものが、他の部署で必要になる場合もあるので、廃棄予定物品リストとして把握しておき、積極的に流用するようにすべきであろう。
(執筆:『月刊総務』)

MENU