総務辞典

ビジネスマナー

電話応対の心構え

正確
はっきりと、きちんと内容を聞く、また伝えるようにする。特に、名前・電話番号・時間・場所などは間違えないようにする。聞き間違いをしやすい場合は、必ず確認を行うこと。


迅速
電話は通信費がかかっていることを意識して、簡潔に話すようにする。特にかかってきた電話は、相手のコストにかかわるので配慮が必要。


丁寧
電話は声だけが頼り。明るい声で丁寧な言葉遣いを心掛ける。


責任
電話で聞き取った内容をメモにきちんと取り、復唱して確認をすることを忘れない。最後に自分の名前を名乗り、責任を持って伝えるようにする。


『月刊総務』2010年5月号より

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