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NTT研究所の技術で快適なWeb会議を実現
						働き方改革の推進に効く
						Web会議サービスの使い方とは?

働き方改革に取り組む企業が増えるとともに、Web会議サービスのニーズが高まっているという。働き方改革の推進において、Web会議サービスはどのように活用できるのか。4,500以上の企業にWeb会議「ミーティングプラザ」を導入した実績を持つ、NTTテクノクロス株式会社に話をうかがった。

働き方改革とWeb会議サービス

人口や労働力人口が継続して減少している中、政府が重要政策の一つとして挙げている働き方改革。多くの企業が取り組みを始め、総務部門としても社員一人ひとりの労力を最大限に生かすために模索しているところだろう。

働き方改革を進める上で、ニーズが高まっているのがWeb会議サービスだという。Web会議サービスの無償サービスは、さまざまな企業から提供されており、インターネットの回線があれば、ビデオ電話が使えたり、チャットや動画・画像ファイルのやり取りなどが行えるため、すでに活用しているという方も多いだろう。

これまでのWeb会議サービスは、会議室と会議室を結ぶというイメージが強かった。しかし、働き方改革の推進やテレワークの増加により、個人同士をつなぐ用途が確実に増えてきている。時間と場所にこだわらずにやり取りができるため、業務の効率化や生産性の向上が望めるためだ。

その中でも注目を集めているのが、NTTテクノクロス株式会社が提供する「MeetingPlaza」(以下、「ミーティングプラザ」)だ。「ミーティングプラザ」は2001年に販売されて以来、4,500社を超える導入実績を持ち、有償のWeb会議サービスとしても認知度が高い。今回「ミーティングプラザ」の特長とともに、働き方改革を推進する総務部門にお薦めしたいWeb会議サービスの使い方を同社にうかがった。

NTT研究所の技術で安定したWeb会議を

柏柳 豊

NTTテクノクロス株式会社
メディアイノベーション事業部
第一カンパニー営業企画担当 マネージャー

柏柳 豊さん

働き方改革でテレワークを進める企業も増えている中、いざWeb会議サービスを導入しても音が聞きづらかったり、接続が安定していなかったりと不安な声も耳にする。「『ミーティングプラザ』のいちばんの特長はその“音の良さ”です。Web会議サービスでもっとも大事なのは音声というコンセプトの下、製品を作っています」と話すのは同社メディアイノベーション事業部 第一カンパニー営業企画担当 マネージャーの柏柳 豊さんだ。「ミーティングプラザ」はNTT研究所で開発されているエコーキャンセラーやノイズキャンセラーを搭載しており、機材に左右されることなくソフトウエア独自で、音のノイズやエコーを極力抑えることができるという。また、Web会議サービスは、外出先や自宅からといったさまざまな環境で使われるため、接続が不安定になるケースが多い。特にやり取りできるデータ量が制限されるサービスでは、音切れや映像のフリーズが起こりがちだが、「ミーティングプラザ」は独自の技術を駆使し、データ量が多くても音切れが起きにくくなるよう設計されている。柏柳さんは「弊社はナローバンドの頃からサービス提供をしており、さまざまな回線環境下でご利用可能です。外出先でポケットWi-Fi、モバイル、テザリングによる接続といったあらゆる環境下でも耐えられるように設計されており、多少画像が粗くなっても、クリアな音声は途切れにくくさせています」と「ミーティングプラザ」の強みを話す。

1対1のやり取りから最大128拠点の会議まで、規模を問わず利用できるのもうれしい。さらに世界7か所にアクセスポイントを設けているため、国際間でも音切れが少なく、安定したWeb会議が可能だ。「中小企業が『ミーティングプラザ』を使って、頻繁に中国をはじめとする海外の企業と商談を行っているという例も少なくありません」と柏柳さん。

ファイルやデスクトップ画面を共有。ファイル共有機能を豊富に用意しており、目的に合わせた資料の共有が行える

一方、こうした社外とのやり取りで気になるのがセキュリティ面ではないだろうか。「ミーティングプラザ」では独自の通信プロトコルを使用しているので、会議内容は暗号化される。データセンターにサーバーを置き、外部からアタックされても安全な対策を取るなど、強固なセキュリティを設けているという。また、会議をする上で必須になるファイルの共有で不安を覚える方もいるだろうが、「ミーティングプラザ」はパワーポイント、エクセルといった通常のファイル共有はもちろんのこと、ファイルをWeb会議用の特殊なフォーマットに変換し、表示させる「仮想ファイル共有」など独自のファイル共有機能も用意している。「ファイルをダウンロードさせたくない、この場限りにしたい機密情報など、社外の方との打ち合わせのシーンにも安心してお使いいただけます」(柏柳さん)。

働き方改革推進につながる「ミーティングプラザ」の活用法

岡田 由紀子

NTTテクノクロス株式会社
メディアイノベーション事業部
第一カンパニー営業企画担当
アシスタントマネージャー

岡田 由紀子さん

では実際に、「ミーティングプラザ」は働き方改革の推進にどのように活用できるのだろうか。説明してくれたのは、同社メディアイノベーション事業部 第一カンパニー営業企画担当 アシスタントマネージャーの岡田由紀子さんだ。

岡田さんはまず「育児や介護と仕事を両立している方の利用」を紹介。育児や介護をしながらの仕事は、家族の病気や呼び出しなど急に帰宅しなければならないケースが多々ある。岡田さん自身も「ミーティングプラザ」を活用して、現在育児との両立をはかっているという。

「学校の面談など外せない行事もあり、数時間仕事を抜ければ済む用事でも休んでいました。でも本音は、子供を理由に仕事を休むのは気が引けますし、有給休暇も安易に取得したくない。今は『ミーティングプラザ』を使って自宅から会議に参加していますし、お客さまと打ち合わせも行っています。また、会社や打ち合わせ場所までの移動時間も削減できるので、業務時間も確保できるのでうれしいですね」(岡田さん)

「ミーティングプラザ」では、近年企業への普及が目覚ましいスマートフォンやタブレットを使うことも可能だ。岡田さんによると、特に便利なのが、現場や営業で外出している人と会社とのやり取りだという。スマートフォンで現場の状況を写真に撮り、「ミーティングプラザ」を通して報告、そのまま判断を仰ぐこともできる。

「その場で情報を共有できるので、スピード感もありますし、移動時間の削減、業務の効率化もはかれます。もちろん、スマートフォンなどを使用しても音声はクリアです。実際に外出中の取引先の担当者と学校行事後に自宅から『ミーティングプラザ』で打ち合わせをし、スマートフォンで見積書を撮影、共有してもらって、すぐに社内にいる上長に決裁してもらったこともあります」(岡田さん)

社内の会議室の空きがないために、なかなか会議ができないという話もよく耳にする。また、全社会議や事業部会議など、人数が多く会議室に入り切らず、わざわざ会場を借り、そこまで移動するというケースも少なくないのではないだろうか。そんなときに対応する方法を岡田さんは次のように提案する。「『ミーティングプラザ』であれば、会議室が使えなくてもすぐに打ち合わせの場を作ることができます。定例の会議であれば既知のURLに接続、普段『ミーティングプラザ』を使っていないメンバーには管理者が招待することで、接続先のURLが届くのですぐに会議が始められます。期初のキックオフといった場面でも、たとえば役職の方だけが会議室に集まり、ほかの社員は自席や自宅から会議に参加するといった使い方が可能です」。

働き方改革の一貫として会議(時間)の削減もうたわれているが、それだけあちこちで会議が行われているのも実態だろう。時間や場所にとらわれない会議や打ち合わせの在り方が、働き方改革につながるといえるのではないだろうか。

  1. 育児や介護と仕事の両立に
  2. スマートフォンやタブレットで現場報告
  3. 会議室に集まらずすぐに会議

中小企業でも導入しやすいわけ

有償のWeb会議というと、拠点数が多い大企業が導入するイメージが強く、中小企業の総務部門としては、導入を躊躇(ちゅうちょ)してしまうのではないだろうか。しかし、「ミーティングプラザ」は中小企業の導入実績も多く、実際に従業員20人程度の企業でも利用されているという。

その大きな理由として挙げられるのがその費用だ。「ミーティングプラザ」ならクラウド版で同時5接続、月5時間までの利用で月額基本料金1万円と、スモールスタートが可能となっている。また、トライアル期間を設けており、2週間は無料で試用でき、マイクスピーカー、Webカメラ機材の貸し出しも可能なため、Web会議の切り替えを検討中の企業はもちろん、中小規模の企業、スタートアップの企業でも始めやすい。働き方改革の第一歩として、この機会に「ミーティングプラザ」の導入を検討してみてはいかがだろうか。

〈 お問い合わせ 〉
NTTテクノクロス
メディアイノベーション事業部 第一カンパニー ミーティングプラザ担当
TEL: 045-212-7421 E-mail: sales@meetingplaza.com