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リモートワークと音問題

シェアオフィスの
新たな在り方から考える
情報漏えい対策

  • 野村不動産株式会社
    都市開発事業本部
    ビルディング事業一部
    事業二課 課長
    三堀 高靖さん(左)
  • 株式会社コバヤシ
    営業開発部 部長
    石坂 覚さん(右)

コロナ禍により、はからずも進んだ働き方改革で、シェアオフィスのニーズは高まっている。ニューノーマルに合わせた対策が急がれる中、リモート会議の増加で注目されているのが〝音問題〞だ。感染防止のために密閉は避けながら、内と外の音をコントロールする─それを可能にした技術とは。

コロナ禍により変化したシェアオフィスの使い方

 リモートワークが働き方の一つとして一般的になった今、仕事の環境が整っていない自宅以外の選択肢として、需要が急増したのがシェアオフィスだ。しかしその使い方は、Beforeコロナと比べてさまざまな点で変化しているようだ。
 野村不動産が運営する「H¹T」は、都内ビジネスエリアをはじめ、全国主要都市59か所※に展開しているシェアオフィスだ。コロナ禍を経て、何が変わったのかを同社の三堀高靖さんに聞いた。
 「H¹Tのスペースは3つのタイプに分かれています。1つ目はオープンスペース、2つ目は会議室で、こちらは1人用から10人強まで入れる大きさを用意しています。3つ目は上部が開いた半個室のブースです。当初、交流が生まれる場であるオープンスペースは会話してもOK、でもブースは1人で集中する場なので会話NGとしていました。ところが現在では、飛沫(ひまつ)感染を避けるためオープンスペースでの会話はNG、リモート会議が増えたブースではOKと、全く逆になっています」
 感染防止策としてH¹Tでは飛沫防止パネルや消毒液を設置したほか、オープン中は常に空気を除菌し、定期的な拭き掃除を徹底している。4月の緊急事態宣言から1か月半、店舗を休業していた間に、人々の働き方は大きく変わっていたが、もっとも影響が大きかったのがリモート会議だった。
 「会議室はもともと2人用からしかなかったのですが、1人でリモート会議をする利用者が増えることを予測し、1人用を新設しました。しかし、それに加え、半個室のブースでもリモート会議をしたいという要望が増えてきたのです。そこで問題になったのが〝音〞です」
 室内での会議の内容が外に漏れるのは情報セキュリティの観点上、問題がある。同時に、会議中に外の音が入ってくるのも邪魔になる。内と外、両方の音をコントロールする必要があった。
 「全室を完全な個室にするのは、各部屋に空調やスプリンクラーの設置が必要になるため、コストの点から現実的ではありません。しかし、半個室は天井の開口部から音が漏れてしまいます。感染防止もしつつ音問題にどう対処するか、解決する方法を探していました」
 ※2020年11月現在

後付け可能、短い工期で情報マスキング効果を実感

 このような自宅やシェアオフィスにおける音問題が顕在化するニーズを想定し、野村不動産へ提案したのが、建材の総合商社である株式会社コバヤシの石坂覚さんだ。三堀さんと会い、解決策として提案したのがヤマハ株式会社のスピーチプライバシーシステム「VSP-2」(画像)だ。
 「この装置は、漏れ聞こえてくる会話音に、環境音や人の声を組み合わせて設計した音をぶつけ、会話内容を不明瞭にするものです。これまで、病院の診察室や法律事務所の相談スペースなど、情報マスキングが求められる場所で支持されてきました。自社の会議室でも1年ほど使い、手応えを感じていましたので、自信を持ってお薦めしたのです」
 三堀さんも、マスキングを使ったシステムの存在は知っていたが、空調音など「ノイズ」を使用したものの印象が強かったそうだ。一方、ヤマハのマスキング音はせせらぎや鳥のさえずりを使うなど、ノイズを感じさせない心地よさがある。
 「低廉なコストに加え、既存施設に後付けできる点、工期の短さも決め手になりました。とにかく対策を急いでいましたから」(三堀さん)
 普段はデモ機を貸し出し、じっくり体験して検討してもらうそうだが、今回はスピード重視。2019年末の段階で全国に38店舗あったうち、34店舗への設置を1か月で終えた。
 実際に、大手町にある「H¹T」を訪ねた。各ブースと会議室、さらに音漏れを防ぐために個室前の廊下にも、「VSP-2」が設置されている(画像❷❸)。内と外で会話をしてみる。どちらの内容も全くわからなかった。
 「アンプとスピーカーの配線のみなので、工期は拠点1つに対し、半日〜1日程度です。マスキング効果、取り付け方法、運用についてしっかり検討し、あらかじめ最適な設定にしています」(石坂さん)
 「コバヤシさんには実際に使用時のデシベル数を計測し、天井の高さや部屋の形に照らし合わせてもっとも効果が出る位置を算出してもらうなど、オフィス設計からコンサルティングしていただきました。感謝しています」(三堀さん)
 また、効果を説明するステッカーを作成し、マスキングによる情報漏えい対策を視覚で訴求することで、利用者にも理解を深めてもらっている(画像)。

H¹Tの情報漏えい対策から総務が考えること

 「H¹T」では、利用者が安心・安全に働ける環境は大前提として、快適性が失われないよう、インテリアの植物は本物にするなど、上質な空間作りにこだわっている。
「時間を効率的に使ってパフォーマンスを向上させる働き方改革の流れは加速するばかりです。企業のオフィス縮小傾向にも後押しされ、シェアオフィスのニーズはまだ増えるでしょう。しかし近い将来、必ず飽和状態になり淘汰(とうた)が起こります。すでに業種を問わず多くの企業が参画していますからその中で『H¹T』の独自性を発揮していかねばなりません。『H¹T』とは、『Human First Time』という意味。働く人の時間を一番に考えるシェアオフィスを展開していきます。直営店に関しては、サウンドマスキングを全店に設置していきます」(三堀さん)
 直営店の全国展開に加え、鉄道事業者との提携で都心部のほか郊外でも拠点を拡大、提携店舗を含め2028年までに300店舗を目指す。
 シェアオフィスの活用はニューノーマルの鍵だ。サウンドマスキングが十分になされたシェアオフィスを選ぶことは、情報漏えいの対策となるだろう。
 また、「H¹T」の空間作りから総務担当者が学べることも多い。情報漏えい対策として、オフィスに導入できるのか、実際に「VSP-2」の効果 を体感してみるのもいいかもしれない。

お問い合わせ先

ヤマハ株式会社
コミュニケーション事業部

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