用紙の購入については、まず、種類を絞り込むことに努めてみる。A4、A3、B4、B5とフルセット用意するのではなく、A4サイズに社内文書を統一していく。多くの種類を使用するとなると、その分、保管スペースも必要となる。在庫管理については、適正在庫数を定めておき、そのラインを下回った場合は、即座に発注する体制とする。さらに、用紙の納入会社に在庫管理を委託してしまう。一定のスパンで在庫を確認してもらい、事前に取り決めた在庫数を満たす数だけ、その都度納品してもらう。これにより、在庫確認と発注の手間が省ける。コピー用紙の裏紙は積極的に使用する。また、コピーの機能としてある、２ｉｎ１や両面印刷など、コピー用紙の使用を削減できる機能については、十分に把握して、全社員に使い方を周知徹底することが必要である。
（執筆：『月刊総務』）
