総務辞典

契約管理

契約管理

契約管理といった場合、契約そのものの物理的な管理、契約書の管理と契約内容の管理という目的が含まれる。契約書の管理は、取引形態別や取引先別の索引を作成し、契約書を集中管理し、すぐに必要な契約書が取り出せる体制とする。契約内容の管理は、更新時期をはじめ、各契約につき、ポイントとなる事項を一覧で管理することである。(賃貸借契約であれば、賃料等の条件と契約期間、解約予告期間など)契約書が必要となる時は、契約内容を確認する場合はもちろん、解約する場合の解約条件の確認、過去の条件の推移確認、双方のペナルティーの確認など、変化の激しい経済環境のなかで、取引の見直し、契約内容の見直しなどが頻繁に行われる現在、今後ますますその度合いが高くなっていくと思われる。効率的な管理が必要となる。

●契約書の管理
契約書の管理は、法定保存文書としてその内容ごとに保管期限が決まっている。
(1) 権利や財産の得喪等に関する重要な契約書 ・・・永久保存
(2) 効力の永続する契約に関する文書     ・・・永久保存
(3) 満期・解約となった契約書        ・・・10年保存
(4) 軽易な契約関係書類           ・・・3年保存
この期間内において保存し続ける必要がある。実務上は、保管期限ごとに管理することはせずに、契約書を一箇所に集中させ、取引形態別、取引先別のように、検索し易い方法により管理することになる。検索の効率をあげる為に、契約書名、取引先、契約期間を記した索引を作成しておき、該当する契約書が素早く取り出せられるようにしておく。

●契約内容の管理
契約内容の管理とは、契約期限や契約更新時期を正確に把握し、しかるべき行動、契約更新や契約満了に伴う事務処理を、余裕をもって起こせる状態にするために必要である。契約の更新については、自動更新という条件が多いので、契約を見直したかったのだが、既に更新時期を過ぎてしまい、解約になることにより多大の違約金が発生してしまうこともあり得る。よって、一覧表により、契約期間を管理することが必要となる。その他、相手や当方の契約内容の履行状況を管理し、不完全履行であれば、契約書に基づき、損害賠償を請求することも必要となる。このように契約内容の管理は、あるべき契約書が存在し、きっちりと保存され、その条件(特に更新時期)についても、別途一覧表により管理され、計画的で有利な企業活動を可能な状態にすることである。
(執筆:『月刊総務』)

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