●管理する対象範囲
文書管理の対象の範囲はどこまでか。公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）では、管理する対象として「文書情報＝コンテンツ」の考えのもと「文書情報とは、組織が職務上作成し、または取得した文書、図書及び電磁的記録」と定義されており、従来の文書・書類、図面はもとよりパソコン等で作成した電子文書、イメージ情報、映像、音声や電子メールなど、電子的に作成または取得した全ての情報を対象としている。また、文書管理のことを文書情報管理と呼称している。
●文書管理の目的
文書管理の目的としては、(1)業務の効率化、(2)情報・知識の共有、(3)書類量の削減、(4)アカウンタビリティー（説明責任）、(5)リスクマネジメント、などが挙げられる。
しかし、このような目的は経営の立場に立ったものであり、実際に文書を扱っている人にとっては、現状あまり問題がなく、困っていないというケースが多く、文書管理については無関心となりがちである。
そこで、下図（図表-1）のように、文書管理を自分の業務の効率化やお客様の満足度向上などに置き換え、目的に向けての具体的なイメージを持たせることで、動機付けを行う必要がある。
（図表-1）
文書管理における最大の目的は、「属人管理から組織管理」である。そのためにも、個人の業務を明確にし、かつ文書の流れを可視化することで、他の人でも対応可能にすることである。
すなわちそれが自分の業務を楽にすることであり、増力化が図られることにもつながる。
また組織の業務、文書量が見えてくると、同じような事をしている、同じ文書を抱えているなどの「ムリ・ムダ・ムラ」が顕在化し、集中と選択をすることで業務の省力化が図られる。
結果として、それは時間の創出となり、新たな事業や取り組みの源となり、ひいては売り上げの拡大へと繋がる。
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