文書管理の事前準備:管理すべきものは何?

最終更新日:2015年04月21日

文書管理の事前準備:目次

●法定保存文書

文書管理では、まず法定保存文書を明確にし、各文書の保存年数を決め、文書管理規程に記載する。法定保存文書については、様々な書籍やWeb上にその保存期間の一覧などが示されているが、法律の改正などでこの保存期間が変更されたり、あるいは規制の強化により、新たに法定保存文書として追加されたりする場合もあるので注意が必要である。


●法律では定められていないが、保存しておきたい文書

法定保存文書以外では、次のような文書は、自社を守るために残しておくことが望ましい。


・先使用権確保のための証明関係書類

・訴訟時における証拠となる資料や有利となる資料

・効力が継続している契約に関する文書

・社史編纂を行う上で必要となる文書


技術伝承という観点からは、成功事例だけでなく失敗事例なども残すことが必要である。また、火災や事故につながるリスクのある製品や製造物の保守における記録やデータは、保管期限が過ぎたからといっても、その物が残っている間は残しておくことが望ましい。


『月刊総務』2014年6月号 総務のマニュアル「一から始める文書情報管理業務マニュアル」(執筆:木戸 修 JIIMA講師)より再編さん

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