文書管理の事前準備:知っておきたいキーワード

最終更新日:2015年04月21日

文書管理の事前準備:目次

アカウンタビリティー

アカウンタビリティーとは、経営者が、株主や顧客、従業員などのステークホルダーに対して、経営の方針や資金の使途、業務や財務情報など、事業活動の結果について報告し、納得してもらう責務のこと。一般に、説明責任と訳される。

しかし、アカウンタビリティーのためにはどのような事項を記録として残さなければならないかまでは触れられていない。最終結果だけを残すのではなく、プロセスも重要となることを考慮し、記録しておくことが大切である。

営業秘密

営業秘密とは、不正競争防止法で定められた下記の3つの用件を全て満たしている情報のことを指す。

1.秘密管理性(秘密として管理されていること)

  • 情報にアクセスできる者を制限していること(アクセス権)
  • 情報にアクセスした者が、それが秘密であると認識できること(客観的認識可能性)

2.有用性(有用な情報であること)

  • 事業活動に使用されることによって経費の節約、経営効率の改善等に役立つものであること
    【例】設計図、製法・製造ノウハウ、顧客名簿、仕入先リスト、失敗実験データ、非売マニュアルなど

3.非公知性

  • 情報の保有者の管理下以外では、一般的に入手できないこと

eディスカバリー制度

eディスカバリー制度とは、電子証拠開示制度のことで、アメリカで訴訟を起こされた時、関連した電子文書を網羅的に提出(開示)することが求められるものである。

ここで言う網羅的とは関連するすべてということになるので、規則のもときちんと分類され、不要なものは的確に廃棄されていないと、訴訟に対して文書を故意に見せない、捨てたものであると見なされ不利となる。よって、ルールのもと的確に文書サイクルが回っていることが重要である。

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『月刊総務』2014年6月号 総務のマニュアル「一から始める文書情報管理業務マニュアル」(執筆:木戸 修 JIIMA講師)より再編さん

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