文書管理は単なる紙・電子文書の整理整頓ではなく、業務そのものの情報基盤の整備と考えるべきであり、文書管理のあるべき姿を実現するためには、「ルール」「人・体制」「システム」の３つの要素が必要となる。
昨今、検索機能、所在管理、期限管理、アクセス権など豊富な機能を持った文書管理システムが登場してくる中で、ともすると運用するルールもなく、社員への徹底する展開教育されていないことから導入に失敗した企業も少なくない。
「ルール」が「人・体制」に統制をかけ、「システム」が「人・体制」の不正・誤謬の防止と、効率化を図る役割を持ち、「人・体制」は「ルール」「システム」が有効に機能しているかをチェックする、この3つのバランスが重要となってくる。
（図表-２）
『月刊総務』2014年6月号 総務のマニュアル「一から始める文書情報管理業務マニュアル」（執筆：内田 俊哉 ＪＩＩＭＡ講師）より再編さん
