1つのアプリで電話も会議もブレストも　Webexで実現するEX向上

携帯から会社の代表番号で発着信。電話運用費用も削減できるクラウド電話をシームレスに活用

従業員が働きやすい環境を整えるEX（Employee Experience）向上は、総務部にとって重要な課題となる。特に3年目に入ったリモートワークについては、まだまだ改善する余地がありそうだ。シスコシステムズは、そんな現状のリモートワークが抱えるさまざまな課題を1つのアプリで解決するWebexを提供している。コミュニケーションの柱となる電話、リモート会議、デバイスの3つについて、主な機能を紹介しよう。同社のコラボレーションパートナー営業部の泰道亜季さんが、ここ数年でニーズが高まったものとして挙げたのが、クラウド電話サービスだ。
「オフィス電話の主流は長らくオンプレミス（自社運用の固定電話）で、多くの企業では、主に外回りの社員に限って企業から通話用の携帯電話やデバイスが貸与されていました。それがリモートワークの急増により状況が変化し、ほぼ全社員が社外から電話を発着信せざるを得なくなります。拡大された対象全員にデバイスを貸与すると、コストは膨大になります」
企業としてはプライベートな個人デバイスを使ってほしいわけだが、私的な電話番号が先方に表示されてしまうのを嫌がる社員は多く、そもそも日本のビジネス文化では06や03から始まる会社の代表番号からの発信でないことが、いまだに信用度に影響する。通話料金の管理も煩雑だ。そこで注目されたのがクラウド電話サービスだった。Webexアプリを使った「Webex Calling」は個人の携帯から「03」や「06」番号で発着信ができ、運用費用、通話料金も一括管理できる。インターネットにさえつながっていれば、いつでもどこからでも接続が可能であること、初期費用や運用コストを抑えられることもクラウド電話のメリットだ。
同社のクライアントで従業員2,000人規模のある金融機関ではリモートワークを機にWebexを導入し、貸与していた携帯の大半を個人携帯に切り替えた。BYODを採用し、いつでもどこでも働ける環境を構築。コスト削減に成功した上、セキュアで利便性の高い通話環境が実現できたという。
「Webex Callingの特長は、オンプレミスとのハイブリッドで利用できる柔軟性にあります。オンプレミスの契約期間は長く、『替えたばかりなのであと10年は使いたい』といったケースも少なくないですが、クラウドとオンプレミスの二者択一ではないのです。クラウド電話はスモールスタートに適しているので、オンプレミス契約の更新時期を待って少しずつ増やしていけます。もちろん、ハイブリッドであってもユーザーの使い方は変わらず、シームレスに各拠点の固定電話に内線をかけたり、発着信が行えます」
これまで、小さく始めて必要性に応じて小まめに調整できるクラウド電話は、特にスタートアップ企業にとって魅力的だとされていたが、各社がリモートと出社というハイブリッドな働き方の最適解を模索している今、そのメリットはより大きく感じられる。同社は固定電話も提供しているので、どちらのニーズにも一括対応できることが強みだ。
「災害時の緊急用にオンプレミスは残しておきたいという考え方もありますし、方針はさまざまです。シスコでは、クライアントごとに最適なバランスでハイブリッドな通話方法をご提案していきます」

双方向コミュニケーションを活性化。リアルを超えるオンラインコミュニケーション体験が可能に

電話と同様にリモートワークで表面化した課題がオンラインコミュニケーションだ。この3年で、「みんなの顔を映して情報共有をする」ことには慣れてきただろう。一方で「コミュニケーションの深度としてはリアルに及ばない」という声も多い。理由はどこにあるのだろう。
「どうしてもコミュニケーションが一方通行になりがちです。顕著なのがウェビナーですね。参加者の反応がわからない、一方向になりがちだと感じている企業が多いようです」
「Webex Meetings」は、ウェビナーのようなオンラインイベントを今よりも魅力的にする。Webex Meetings上で一機能として利用できる「Slido（スライド）」は、視聴者の参加を促して双方向のコミュニケーションを活性化するために、Q & Aやライブ投票、アンケートをリアルタイムで集計して表示する機能だ。参加者が送信したキーワードの中で重複するものは「関心が高いワード」として大きく表示されるなど、「今、みんなが何に興味を持ち、集中しているのか」といったことが可視化されるのだ。こうした仕掛けがあるとライブ感が高まり、飽きることがない。

双方向のコミュニケーションが必須なのは、ウェブ会議も同じだ。実は、クリエイティブな共同作業をオンラインで再現することはいまや全く不可能ではない。ウェブ会議ツールはどんどん進化している。たとえば、メンバーの意見をマッピングしたり、デジタルホワイトボードにみんなで書き込みをしたり、従来のブレインストーミングと同じことが画面上で行える。また、英語から日本語、日本語から英語など108の言語に対応しているリアルタイムに翻訳する機能を使えば、即時に翻訳されるので、日本語以外のコミュニケーションでも自信を持って参加できる。最新の会議体験は、「やっぱりリアルで集まらないと創造的な会議はできない」という思い込みを完全に 払拭 (ふっしょく) するものだ。

高画質・高音質でEX向上。注目されるデバイスの重要性

こうした多彩で使い勝手のいいアプリ機能を有効活用するために、欠かせない要素がデバイスだ。オフィスの会議室にいるメンバーと、自宅から参加しているメンバーが、同じ熱量で会議に集中するために必要なのはなんだろう。
「オンラインコミュニケーションでは、相手への印象や内容の理解度に、ビデオの画質や会話の音質が大きく影響するといわれています。どこからオンラインコミュニケーションに参加しても等しく質の高いエンゲージメントを確保するには、高い画質、音質を担保するデバイスが重要なのです」
シスコでは大会議室用から小会議室用、ハドルスペースや個人で活用できるデバイスまで幅広く取りそろえている。これからは、感染症対策をしつつ、オフィスで働く方が増えていく中、総務部は会議室の在り方を考える時期にきている。
これから販売開始になる「Webex Desk Mini」は持ち運びしやすい取っ手付きの小型デバイスだ。自席からハドルスペース、会議室へなどと簡単に持ち運びができる。ビデオカメラとマイクが一体化され、インターネットにつなぐだけで対面しているかのような臨場感が生まれる。ほかのWebex Devicesと同様「Microsoft Teams」「Zoom」「Google Meet」の会議にも、ワンタッチで参加できる。いちいちアプリをダウンロードしたり、切り替えたりする手間が省けるのもありがたい。リモート会議がなかなか始まらないという問題を解決できる。
「私たちが望むのは、お客さまのビジネスが円滑に進むことです。そのためのEX向上であり、より良いコミュニケーションをサポートするために製品があるのです」
Webexは、オンラインコミュニケーションのちょっとした違和感や不便に対し、明確な解決策を示してくれる。東京をはじめ、全国数拠点にあるシスコのショールームを訪ねれば、直感的に操作できるタッチパネルのデバイス、オンラインコミュニケーション全員の声を同じ音量に調節するマイク、顔認識機能で発言者にフォーカスするカメラなどが体感できる。必ずや、ハイブリッドワークスタイルにおいて実現可能な理想の姿が見えるはずだ。

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