事例：創業400年の老舗旅館が紙を撤廃！　クラウド導入で人事労務業務の時間・工数が半分以下に

千差万別のビジネスタイプに、きめ細かく対応するソフト

つるや旅館は江戸時代初期に創業されて以来400年という老舗の宿だ。中山道を行く旅人に始まり、明治時代には宣教師が、大正時代には芥川龍之介や堀辰雄ら文士が逗留したことで知られる。

佐藤守さんは、つるや旅館の人事労務を1人で担当している。長らく顧客の管理には紙の台帳が使われていたが、佐藤さんは2023年1月に紙を撤廃し、DXに踏み切った。

「人手不足をカバーするために効率化を目指したのですが、客足が戻ってきた今、以前のままだったらとても対応できなかったでしょう。ギリギリのタイミングでした」

同時期に、オンプレミスで運用していた人事労務系の管理 システムも契約終了を迎えた。これを機にさらにDXを進めようと、佐藤さんはクラウドソフトを探すことにした。選択の条件は、1月に導入した情報管理システムとの相性、そして法改正への素早い対応だ。2023年4月に法定割増賃金率が引き上げられたことは記憶に新しいが、今後も人事労務の規定には厳格な配慮が求められていくだろう。社会の潮流に鑑みて情報アップデートの速さは重要だった2つの条件を高いレベルでクリアしたのが、給与計算、年末調整、勤怠管理、保険手続きなど、労務業務に必要な情報を一元化するシステム「freee人事労務」だ。

YouTubeで配信されているマニュアルなどをひと通り確認し、「freee人事労務」の導入を決めようとしていたものの、懸念点があった。それは、操作が簡単で専門知識を必要としない利便性はありがたいが、一方でどこまでプロフェッショナルな業務をカバーできるのかという点だ。

「スモールビジネスといっても、従業員1、2人の規模から100人以上の規模まで幅があります。うちのような20人規模の会社で、きめ細かく対応できるのだろうか、信頼性は確かなのかと。しかし営業の方と話したら、全く心配がいらないことがわかりました。思っていた以上にしっかりしたシステムで、『そこまでできるんだ』と驚いたくらいです。かなり深いところまで聞けて、お会いした2週間後にはもう導入していました」

クラウドで社外とも連携。人的ミスのリスクを低減

導入後の成果は目覚ましかった。最初のヒアリングでわかってはいたが、設定の細かさはまさに求めていたものだったという。旅館のような業態では、働き方のバリエーションが非常に多い。人員が月ごとに増員する上、時給・日給・月給の従業員が混在しており、さらに労働数も変則的なのだ。しかし「freee人事労務」はそうした個々に異なる条件を一つずつ設定でき、統一画面上で簡単に管理ができる。前月・前年との比較も容易だ。社外との連携がスムーズなのも魅力だった。地方銀行への振り込みはインターネットバンキングを利用し、CSVデータをアップロードするだけで完了する。

「手動で入力する時間が不要になるだけでなく、人の手を介さないので間違いが起こらないのは助かります。これまではどうしても人的ミスがあり、ダブルチェック、トリプルチェックが欠かせませんでしたから。社会保険の料率も自動的に反映されるし、これまで給与の明細は印刷してファックスで社労士・税理士の先生に送付していましたが、今は『freee人事労務』の画面の共有だけで確認してもらえます。体感としては時間も工数も半分以下になりました」

サポート体制は導入前の無料相談から万全で、メール、チャット、電話で対応されている。しかし、サポートを利用する場面はほとんどなかったと佐藤さんはいう。初期画面でステップごとの解説に沿って操作するだけで設定は完了したし、日々のちょっとした疑問については、YouTubeで同じような事例を探すことですぐに解決した。これはfreeeのサービスのユーザー数が多いがゆえの強みといえるだろう。

2023年3月からは基本料金0円の新プランの提供を開始し、選べるプランの幅も拡充されるなど、freeeが提供する人事労務ソフトは、よりはじめやすく、つかいやすくなる。佐藤さんはこのサービスに、大きな可能性を感じている。

「今はようやくスタートラインに立ったという感じです。今後、人事労務に加え『freee会計』を導入することも視野に入れていますが、既存の他社システムとも連携を深めていけば、次のステージに踏み出せるでしょう。freeeさんは『スモールビジネスを、世界の主役に。』をミッションに掲げていますが、提供されるサービス内容は、ひと昔前までなら外資系チェーンの大型ホテルでしか使えなかったようなクオリティだと思います。われわれのような小さな会社にようやく時代が追いついてくれたという感じがして、ここから何ができるのか楽しみですね」

情報を一元化した先には分析がある。健康経営の指針になったり経営戦略につながるデータ活用が可能になるのだ。freeeのクラウドサービスは、日本のスモールビジネスにさらなる飛躍をもたらすだろう。

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