東京都、契約後手続きのデジタル化を推進　全対象案件で「東京都契約請求システム」の利用を目指す

押印・郵送・訪庁はもう不要。契約締結後から請求までの手続きがオンラインで完結

自治体との契約で必ず発生する書類の作成や提出。請求書・納品書・完了届の提出のたびに書類を整え、押印し、郵送や訪庁をする手間は、事業者にとって小さくない負担だった。こうした負担をなくすため、2024年に満を持して契約締結後の手続きのデジタル化を可能にする「東京都契約請求システム」の運用がスタート。これまでは本庁の契約事務主管課が発注する物品購入・委託契約の案件で利用されていたが、この9月に対象が拡大された。今後も段階的に対象を広げ、全ての対象案件での利用を目指すという。東京都と取引する事業者にとって、使える場面はますます増えていく。

東京都契約請求システムを利用すれば、書類の作成から押印、訪庁・郵送までの工程が、全て画面上で完結する。時間や場所を選ばないため、テレワーク中でも手続きが可能だ。書類作成もフォーム画面に必要事項を入力するだけ。一度登録した情報は自動で反映され、2度目からは必要最低限の項目を入力するだけで済むため、手間も記入ミスも減らせる。作成した書類はオンラインで送信すれば手続き完了。郵送費や交通費もかからないため、案件によっては大きな経費削減につながるだろう。

こうした効果は、実際に書類を扱う現場でこそ大きい。契約から請求に至る一連のデジタル化に取り組んできた東京都デジタルサービス局の高橋功課長は、「東京都との契約において、窓口となるのはそれぞれの事業者の営業ご担当者です。しかし実際に書類作成や提出を担当するのはバックオフィスの方々であるケースも多いとうかがっています。複数の契約をお持ちの場合、総務のご担当者が該当事業部ごとの必要書類の仕分けや、書類に不備等があったときの再作成、印刷、社内押印といった手続きを行われているかと思います。この契約請求システムを利用すれば複数案件を一元的に管理できるほか、押印不要でオンラインによる再提出も可能です」と、バックオフィスの負担軽減にも効果があることを強調する。

「GビズID」でログイン。ヘルプデスクや説明会などサポートも充実

利用に必要なのは、「GビズID」の取得と東京都契約請求システムへの登録だけだ。GビズIDとは、デジタル庁が運営する法人・個人事業主向けの共通認証システムで、取得は無料。社会保険手続きや補助金申請など、ほかの行政サービスにもオンラインでアクセスできるようになり利便性が高いので、この機会にぜひ取得しておきたい。

GビズIDの取得方法や東京都契約請求システムの登録方法は、各サイトで確認できる。操作に迷ったときは、平日（開庁日）に専用ヘルプデスクが対応。電話では画面操作が伝わりにくい場合は、Web会議で説明を受けることもできるので、初めてでも安心だ。

また、東京都では事業者向けの説明会も開催し、システムの概要や利用方法、活用メリットなどを紹介している。初めて利用する方や導入を検討中の方にとっては、疑問を解消できる絶好の機会だ。

作業工程が減り、ミスも防げる。膨大な書類を紙で保管しておく必要もなくなり、担当者に業務を振り分けることで総務の負担も大きく軽減されるだろう。実際に、システムを利用する事業者へのアンケートでは、回答者の7割が「作業時間が短縮された」と回答しているという。今も押印や郵送に時間を取られているなら、利用を始めない手はない。

東京都が目指すのは、単なる手続きの効率化にとどまらない。高橋課長は、「契約締結については、『 電子契約サービス』を導入しており、すでに多くの事業者にご利用いただいています。さらに契約締結後に『東京都契約請求システム』も利用することで、契約から請求までの一連の手続きにおいて、デジタル化を実現することができます。オンラインでの手続きを可能とすることで、事業者の負担軽減、利便性向上をはかり、本来の業務に専念できる環境となっていくことを目指しています」と力を込める。事業者が本業に専念できれば、それぞれの事業が発展し、ひいては社会全体の活力にもつながっていく。その先を見据えた取り組みなのだ。

簡単かつ確実に手続きができる東京都契約請求システム。利用する事業者が増え、さまざまな声が集まるほど、システムはさらに使いやすく進化していくはずだ。まずはGビズIDを取得し、ペーパーレスの手続きを体感してみてはいかがだろうか。

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