自社に最適なレイアウトや座席数は？　診断ツールで“理想のオフィス”を言語化

オフィス診断が導き出す　自社にとっての最適解

出社とリモートのハイブリッドな働き方が進む中、出社だからこそ得られる体験や生産性向上を実現するオフィス改革は、ファシリティ担当者にとって喫緊の課題だ。しかし、描いたゴールを具体的なレイアウト案に落とし込むプロセスのハードルは高い。曖昧なイメージのままでは、社内で議論することもオフィス構築業者へ要望を伝えることも難しいからだ。

オフィス環境事業をリードしてきた株式会社オカムラは、こうした声なき声に気付いていた。まずは自分たちで自分たちの求めるオフィスの形を簡単に言語化できるよう、2024年末にリリースしたのが、オフィス診断ツール「OFFICEKIT」（オフィスキット）だ。開発を担当した川口健太さんと青木佳織さんに、経緯を尋ねた。

「今やオフィス改善は全社員の働き方に直結する重要な命題です。これまでは総務のご担当者が一手に担ってきましたが、最近は総務を中心にさまざまな部門の社員のみなさんも参画して取り組むことが増えてきています。『OFFICE KIT』は、さまざまな部署の声を取りまとめ、みんなで議論する際に使えるツールとして開発しました」（青木さん）

無料で公開されているトップページから「診断する」ボタンを押せば、オフィス診断が始まる。会社情報などを登録する必要はなく、簡単な質問に答えていくだけだ。「フリーアドレスを導入したい」「チームワークを必要とする作業が多い」「部門を超えたコミュニケーションを促したい」など、押さえておくべき要点が、質問に答える過程でどんどん明らかになっていく。問いと答えが言語化のプロセスとして機能しており、オフィスづくりの道標にもなる。

診断の際の問いは、数々のオフィス構築実績から得た知見に基づき設定されている。

「普段の自分がどんな行動をしているのか、振り返って答えられる設問が多い構成です。たとえばチームでの作業が多いのか、個人のワークが多いのか。決まった場所で仕事をしたいのか、自由に選びたいのか、などです。いきなり会社全体の最適を考えるより、まずは自分ごとから整理していけるようにしました」（川口さん）

レイアウト図やコスト・期間の概要も無料

6つの質問に答えると、「コラボレーション」「チームビルド」「ソロフォーカス」「チームフォーカス」と、それぞれの要素を取り込んだ「バランス」という全部で5つのオフィスタイプの中から、自社にいちばん合うものが提案される。さらにそれぞれのタイプがどんな働き方を想定しているのか、オカムラが独自に擁する研究所の調査データを交えた詳しい解説のほか、おすすめの空間デザインやアイテムも紹介され、イメージはどんどん明確になっていく。この診断を通して、社内の要望が明確になることはもちろん、オフィス構築業者へ伝えるべきことも整理されるだろう。

ここから先のステージはメールアドレスなどの登録が必要となるが、発注を前提としたものではないので、ぜひ先に進むことを推奨したい。

「オカムラに依頼をいただければもちろんうれしいですが、必ずしもそれを前提とせず、『OFFICE KIT』は開発しています。登録した先には、診断結果のタイプに合ったオフィスレイアウト図面や、理想を形にするために必要な面積、執務席数、おおよそのコスト、プロジェクト期間などの目安が表示されます。こうした図面や数字は、経営陣に上申するときの資料としても参考にしていただけます」（川口さん）

そのほか、オフィスデザインのちょっとしたTipsや、切り抜いて図面上でデスクやテーブルの位置をシミュレーションできるペーパーキットなどもあり、これらの資料をまとめてダウンロードできる。

「オフィスに関する知識のレベルが違っていても、『OFFICE KIT』の診断結果やモデルプランがあることで、共通言語で議論がしやすくなると思います。たとえば地方拠点の改装計画時など、離れた拠点のメンバーの方の意見集約にもご活用いただきたいです」（青木さん）

「『オフィスづくりは難しくない、自分たちでできるものだ』という認識が持てれば、日本の働き方自体にも影響を与えるのではないかと期待しています」（川口さん）

「OFFICE KIT」は特にオフィスリニューアルや移転プロジェクトの初期段階で活用されるケースが多いというが、目前にそうしたイベントが迫っていなくても、一度診断してみることで現状の課題やすぐできる改善点に気付くきっかけになるはずだ。

オフィス改善を始めたい、と思ったら、まずは「OFFICE KIT」で検索を。

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