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ユニファイド・コミュニケーションの活用方法
第7回「ソフトフォンとは?」〜ソフトフォンのうまい使い方

2013年11月18日

改めまして。「月刊総務オンライン」でオンラインストレージのコラムも連載している吉政でございます。

最近、総務部門の方々にとってPBX(構内交換機)に置き換わる新しいITソリューション「ユニファイド・コミュニケーション・ソリューション」が話題に上がるようになってきました。そこで、総務部門の方に分かり易いよう、極力IT用語を使用せずに「ユニファイドコミュニケーション」を解説したく、本コラムを執筆することにいたしました。

今回は「ソフトフォンとは?ソフトフォンのうまい使い方」という内容で解説します。

そもそも「ソフトフォン」とは何かということですが、「LINE」や「Skype」のようなものです、と説明したほうがわかりやすいかもしれません。「ソフトフォン」は、携帯電話や固定電話などといった音声回線を使用した通話ではなく、ソフトウェアの機能としてインターネットなどのデータ回線を使用し、通話をする電話のことを指します。

「ソフトフォン」の最大の魅力は通話料金の削減です。インターネット回線の使用料は固定料金の場合が多く、「ソフトフォン」を活用することで、固定料金のインターネット回線使用料の範囲で、通話ができることが多く、とてもお得です(すべての「ソフトフォン」の通話料金が無料であるとは限りませんのでご注意ください)。
そういうこともあり、「LINE」や「Skype」を拠点間のモバイル内線電話として使用しているベンチャー企業も現れてきました。社内間の通話は全て「ソフトフォン」を使用することで通信料金を削減することを狙ったものです。

ただ、通話料金の削減以上に大きなメリットがあります。それはコミュニケーションの効率化です。「ソフトフォン」は「電話」と「チャット」の機能を有していることが多く、利用者は「電話」と「チャット」を使いわけていることが多いです。

例えば、営業マンの会話で「10分後に予定通り到着します。」というコミュニケーションを全て「電話」で行うと、通話相手の時間を占有してしまいますし、相手が電話に出られない時はコミュニケーションが成立しません。このような時に「チャット」を使用すれば、「10分後に予定通り到着します。」と送信するだけでよいのです。「議論が必要な時は通話」、「通知だけで済む場合やメモが必要な場合はチャット」といった具合に使い分けられます。

この使い方が、ユニファイドコミュニケーションの真骨頂です。このコミュニケーション効率の良さが、業務効率の向上を実現し、コストも削減できます。

ただ、ひとつ注意していただきたいのは、ソーシャルサービスとしての「ソフトフォン」を使用する場合は、その「通話」や「チャット」の記録を第三者が閲覧する可能性を否定できない点と、ある日突然サービスが停止するおそれがある点は留意しておくべきです。

私は法人として利用する場合は、自社所有か、法人向けのサービスを使用するべきだと思います。理由はセキュリティの面で安心だからです。法人向けのソフトフォンのシステムもお手ごろになってきました。検討される際は、是非法人向けのものをご検討ください。

興味がある方は以下のユニファイドコミュニケーションのページをご覧ください。
http://www.si-jirei.jp/Cisco/CUCM/

それでは次回もお楽しみに。

吉政 忠志
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