総務辞典

Web社内報

Web社内報導入のポイント

《1》社内報との住み分け
社内報との併用の場合は、それぞれの発行目的、編集方針を明確にし、 同じようなコンテンツが掲載されないようにします。その上で、相互に誘導したり、補完しあったりするよう、有機的な連携を目指します。 単独で存在させるのではなく、双方を閲覧することでより理解が深まるような仕掛けにすると良いでしょう(図表(2)参照)。

《2》Web社内報の構築
既存のイントラネットをベースに構築するケースもあると思いますが、情報システム部との兼ね合いから、なかなか前に進まず断念するケースもよくあると聞きます。全く別のプラットフォームを広報部だけで運用できるASPを利用するケースが増えています。自宅でも閲覧できるようにしたいのであれば、ASPを利用するのが良いでしょう。

《3》アクセスの向上
こまめな更新と、更新告知をすることがポイントです。 常にいろいろな情報がアップされている、動きがある、というイメージを植えつけます。可能であれば、Web社内報への入り口を社内イントラの最も目立つ場所にします。端末を立ち上げると、まずWeb社内報が立ち上がるように設定しておく場合もあります。階層は深くせず、ワンクリックですぐに読みたいものが読めるようにするとか、 写真を中心に文章量を少なくするとよいでしょう。

《4》更新頻度について
多いところはほぼ毎日記事をアップしています。少なくとも週に1回は更新したい。速報性というWeb社内報の特性を生かしきれないようであれば、導入する意味がありません。毎月1回まとめてアップするのではなく、情報が入手できたら随時アップするなど、「動きのある」ものにしたいものです。掲載する記事内容の「敷居」を下げることで、記事が集まりやすいようにするとか、通信委員なら誰でも投稿できるようにする仕組みをして、多くの記事を集める仕掛けも必要です。

《5》更新告知について
トップ画面に更新情報を掲載することは一般的です。 目立つようにマークをつけるとか、更新日時を掲載するとかの工夫が必要です。そのほか、随時メールで告知したり、1週間に1回、更新情報を掲載したメールを送信する方法があります。なんらかの方法で告知しておかないと、導入当初はアクセスされない懸念があります。

《6》掲載する記事について
Web社内報の特性である速報性を考慮すると、 社内のニュースやイベントなどの出来事を中心に掲載するケースが多いようです。画像を中心とした記事、例えば、新製品情報、新店舗紹介なども目を引きます。
じっくり読ませるのではなく、画像を中心に「見せる」ことがポイントです。 物理的制約がないので、部署紹介も全員を登場させることができます。 画像もカラーで掲載、物理的制約がない分、 印刷媒体より広がり、展開の仕方はいろいろと工夫できるはずです(図表(3)参照)。

《7》誰に記事をアップさせるか
誰でも投稿できるパターンと、編集部のみアップできるパターンがあります。前者の場合、その記事が読みやすく興味を引く内容であるか、素人ゆえの問題があります。掲載されたい、記事を載せてもらいたいと思えるような媒体としたいのであれば、編集部でリライトした「読める」文章にしてアップしたほうがいいようです。

《8》投稿記事へのフォロー
投稿記事が中心の場合は、投稿してもらうための努力が必要です。 当初は知り合いに頼んで記事をアップしてもらうことが中心となるでしょう。 アップしてもらったら、その感想を必ず伝え、さらに投稿してもらうように仕向けます。 多くの場合、同じ人ばかりがアップする事態になることが多いようです。社内のネットワークを駆使して、異なる人にアップしてもらうよう働きかける必要があります。依頼とフォロー、こまめな活動がポイントです。

《9》アクセスログの解析
その画面にアクセスしたとしても、読んだかどうかまではわからないですが、 どの記事がアクセスされたかというデータは取れます。この機能は是非とも装備して、従業員の人気記事ランキングにより、 その後の企画に反映していくべきです。
そして、その画面から感想が手軽に記入できる仕組みをつくります。 寄せられた感想を掲載する画面も用意して、読者参加型にしていくとよいでしょう。

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(執筆:ナナ総合コミュニケーション研究所

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