事例：社用車管理のペーパーレス、コスト削減、ドライバーの働き方改革を実現するBqeyとは
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創業55周年を迎えるNDSソリューション株式会社は、半導体・FPD製造装置のエキスパートを顧客に派遣するフィールドサービスを事業の柱としている。日々の移動に欠かせない社用車を管理するのは、株式会社東海理化が提供するクラウドサービス「Bqey（ビーキー）」だ。社内のDXを担当する渥美広宣さんが、Bqeyを選んだ理由とは何か。
予約、日報、点検……。社用車運用の全てを一元管理
FE事業部 技術四部課長
渥美 広宣さん
NDSソリューション株式会社は、「フィールドエンジニアリング」「ITソリューション」「ビジネスパートナー」「教育・研修」という4つの事業を展開している。特に、半導体・FPD（フラットパネルディスプレー）製造装置を扱う顧客の元にエキスパートを派遣する、フィールドエンジニアリングは中核事業だ。三重、大阪、広島の3拠点で地域顧客のハードウエアを総合的にサポートしており、移動に使う社用車は全拠点を合わせて38台。その管理は長年、紙ベースで行われていた。
渥美広宣さんは2022年春に管理業務へと異動した。同時期に、社内のDX担当者にも任命されている。
「小さな拠点のときは互いにすぐ空車を確認できましたが、異動して大所帯になってから、一気に社用車管理が煩わしくなりました。運転日報も予約も紙で運用していたので、予約表を見るためだけに事務所に寄ったり、車内にある運転日報を月末に回収しなければならず、しかも駐車場は離れた場所にあるのです。初めてのDX担当者としてペーパーレスへの移行を模索していたとき、デジタルイノベーションの展示会で株式会社東海理化の『Bqey』に出合いました」
東海理化はもともと車の鍵に関しては70年以上の実績を持つスペシャリストであり、長年培った暗号化技術と電波技術により完成させた、デジタルキーを強みとしているシステムがBqeyだ。車両の鍵を格納する小さな箱型デバイス（QEYbox）と専用アプリを入れたスマートフォンを連携させることで、車の施解錠や稼働状況の見える化を実現する。さらにこのアプリ上で、車両の予約、運転日報、日常点検、アルコールチェック、稼働状況の見える化など、社用車にまつわる全てを一元管理できる。
ドライバーはアプリで空車状況を確認、予約する。時間になるとスマホにデジタルキーが発行されるので、それを使って車両のドアを解錠。車内に入ったらただプッシュスタートスイッチを押せばいい。つまり、鍵の受け渡しの手間がなく、事務所に寄らずに直行直帰ができるわけだ。
「最初は、アプリ上で予約や運転日報が完結できればペーパーレスが実現すると興味を持ったのですが、デジタルキーという技術の利便性にも惹ひかれました。管理職になると拠点を回る機会が多いので、駐車場に車を置いたらそのまま帰れるのはありがたいし、当社の社用車管理にまつわる課題が全部解決するな、と。出合いから半年後には導入していました」
社用車はリースのため、Bqeyが設置工事不要な点も決め手になった。QEYboxは置いておくだけでよく、電源はシガーソケットから取る。初期費用はゼロ円だ。アプリの操作は直感的に行え、従業員はみんな、混乱なく紙からデジタルへと移行できた。
「アルコール検知器も連携させ、測定記録がアプリに自動反映されます。乗務前後に必要な手続きが全てスマホで完結し、鍵管理とペーパーレス化が実現できて満足しています」
アルコール検知器の数値が正常値から外れていた場合は、管理者にアラート通知がされる。同社の場合は常にチームで行動し、互いに抑止力になるので、酒気帯びのリスクは低く、これまでアラートが鳴ったことは一度もないそうだ。
稼働率の把握で想像以上の効果を実感
「導入して1年以上が経ちましたが、管理者としては毎月末に駐車場を回って行っていた運転日報の回収が不要になり、リアルタイムでいつでも稼働状況を確認できるのが、思った以上に大きなメリットでした。誰がいつ乗車したのか画面上ですぐに履歴が追えますし、これまでは1台足りないとなると新たにリースで増やす選択肢しかなかったのですが、今は他部署の稼働の少ない車両をやりくりすることでこと足りています。実は2台減らそうかという話にもなっていて、そうなれば年間100万円以上のコストを削減できるでしょう」
Bqeyは日常業務を効率化するだけでなく、コスト削減にも大きな効果を発揮する。たとえば、社用車の稼働率を計算する際には予約状況のデータを使うことが多いが、予約しても実際に乗車しないケースは少なくない。その点、Bqeyは車の施錠・解錠の履歴を活用して正確な稼働率が自動計算されるため、車両台数や配置場所の最適化をはかることができるのだ。
1か月の走行距離を比較して燃費のいい車種に入れ替えることもしており、「うすうす気付いていた課題が明らかになり、エビデンスがあるので会社に提案を通しやすくなった」という。
「Bqeyはアプリを全て自社で内製しているため、私たちの要望をアプリに反映させるスピードが速く、ありがたいですね。また、導入後のフォローアップが手厚い点も、満足しています」
紙ベースの煩わしい業務からドライバー・管理者を解放し、車両の最適化も実現。初のDX担当として、渥美さんは目に見える成果を残した。
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