オフィスの課題解決はデータ収集から 社員の位置情報を自動で管理しフリーアドレスを効率化
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通信・IoT・AI・ソリューションと幅広い領域で事業を展開するソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社。提供サービスの一つである「Nimway（ニムウェイ）」は、ワークスペースの管理・予約・データ集積機能を搭載し、新しい働き方への対応をサポートするスマートオフィスソリューションだ。総務部門から高く評価されている理由に迫る。
会議室の数や必要な席数など正確なデータで分析
ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社
法人サービス事業部
ソリューション営業部 営業2課 課長
蒲沢 功さん
ハイブリッドワークが主流となり、オフィスの在り方が見直される今、Nimway（ニムウェイ）の需要はまさに右肩上がりだ。従業員の位置情報やスペースの利用状況を可視化・分析できるNimwayを通じて、ソリューション営業部の蒲沢功さんは多くの企業に共通する課題をどう見ているのだろうか。
「会議室不足や空予約、デスクやテーブル席の利用状態、同僚の現在地、フリーアドレス導入の際の座席数、これらがわからないという悩みが多いです。つまり適切な数がわからないということですね。ハイブリッドワークやABWなど多様な働き方を推奨する企業が増えたとで共用テーブルや半個室、集中ブースなど什器の種類が増えたことが状況を一層複雑にしています。空間がどう使われていて、適正数を供給できているかどうかは、定量的なデータを取らなければ判断できません。オフィスのレイアウト変更は費用がかかるため、社内承認を得るには定量データでの根拠があると説得力が増します」
人感センサーで自動検知 データ取得率は100％
Nimwayは什器に取り付けた人感センサーが、そのスペースの利用状況をリアルタイムで検知するシステムだ。たとえば会議室や机の利用状況を、マップ上に「赤（利用中）」「黄色（離席中）」「青（利用可能）」というように色で示してくれるわけだが、その最大のメリットは検知が自動で行われ、従業員が何かアクションを起こさなくてもいい点にある。座席に付いたQRコードをスマートフォンで読み取ったり、会議室の出入り口に設置されたタッチパネルを操作したりといった、いわゆる「チェックイン」のプロセスが不要なのだ。実は、このチェックインの有無は非常に重要なのだという。
「われわれの調査では、きちんとチェックインをして使用されている率は30％程度だという結果が出ています。多くの人は、チェックインせずに席を使用してしまう。一番の問題は、チェックインしないとシステム上にデータが残らないことです。分析が重要であるのに、これでは正確な状況を把握できません。また、わざわざ別の階に足を運んだのに、空いているはずの席が埋まっていたらどうでしょう。だんだん、目に入らない場所は使われなくなっていき、オフィスの回遊性が妨げられるだけでなく、従業員の士気の低下にもつながります」
Nimwayが総務担当者から支持される理由も、まさにここにある。従業員が何らかのアクションを取る必要がないというだけで導入の抵抗感は薄れ、運用は定着しやすくなる。さらに自動検知により、管理者は100％のデータを収集できるのだ。
人感センサー
マップイメージ
分析画面イメージ
マップ作成も含め2か月で運用開始可能
Nimwayの機能をまとめてみよう。ワークスペースの空き状況はマップ上に色で示され、ひと目でわかる。空いている会議室や座席をマップ上でタップすれば予約できるが、自分の予定表あるいは日時の指定からでも利用可能な会議室を抽出してくれるので、空いている会議室を探す手間がなく、速やかに予約へ進めるのが便利だ。この機能は拠点をまたいでWebのブラウザー、スマホのアプリ上で一元管理されており、出張先の座席や会議室を押さえておくこともできる。今後はチームメンバーのリアルタイムの位置がより詳しくわかるようになるという。
「ただ、位置情報の表示については本人の合意を必要とする仕様になるだろうと考えています。オンラインミーティングや集中作業といった、声を掛けられたくないときには、あえて位置情報を表示しないことも可能にする予定です。一方、出社予定については、出社・出張・リモート・休みなどのステータスを細かく登録できるようになりますので、チームメンバーや同僚の状態がわかりやすくなると思います」
正確なデータ分析は、オフィス設計に生かされる。たとえば、会議室の不足は多くの企業が抱える課題の一つだが、実は曜日による繁閑の差が大きく、また空予約で実際には使われていないケースも少なくない。こういった状況が正確にわかれば、増設しなくとも、運用で会議室不足を解消することが可能になる。あるいは、什器を効率よく取捨選択したり、最適な座席数や配置を割り出したりすることも容易になるだろう。
Nimwayの導入プロセスは、まずフロアレイアウト図からセンサーの数や設置場所などを相談し、専任クリエーターが直感的に操作できるマップ（インターフェース）を作成。設置工事を経て、利用開始まで平均して約2か月のイメージだ。プランは、デバイスの買い取りプランと月額プラン（月額1200円～／座席）の2つから選べる。ちなみにセンサーはリチウム電池を採用しており、耐用年数は7年を想定。頻繁な電池交換も必要ない。
「電池切れも含め、センサーの不調などはわれわれの方で検知していますので、クライアントが気付く前に対策できることがほとんどです」
ファシリティコストを削減し、本当に使ってもらえるオフィスを目指すなら、精度の高いデータに基づいた空間の適正化が不可欠だ。何を導入すべきか、ここは考えどころではないだろうか。
お問い合わせ先
ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社
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snc-nimway-sales-all@sony.com
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