3つの時刻記録と7つのデータ抽出で働き方を徹底的に可視化 特許も取得した就業管理方法とは

月刊総務 編集部
最終更新日:
2023年09月29日
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働き方改革をあと押しすべく法整備が進んでいる。企業の人事・総務は、多様化する勤務形態の全てを法にのっとって管理しなければならないが、その業務は複雑化するばかりだ。三菱電機ITソリューションズ株式会社の就業システム「ALIVE SOLUTION TA」は、勤怠管理の負荷を軽減し、自社の働き方を可視化する有効な選択肢となる。

自己申告+複数の客観的時刻を記録。就業管理に特化したサービス

三菱電機ITソリューションズ株式会社(以下、MDSOL)は、人事・総務系ソリューションを包括的に提供してきた。就業、ワークフロー、人事、給与など全ての領域にわたり、人事・総務が抱える課題を技術で解決してきたのだ。提供されるシステムには、MDSOLの豊富な導入実績と40年以上の経験で培った業種ごとのノウハウが反映されている。その知見に加え、クライアント固有の企業文化も柔軟に組み込んだ最適解の提案が、MDSOLの製品が支持される最大の理由だ。

包括的ソリューションの中で、「ALIVE SOLUTION TA」は就業に特化したパッケージシステムとなる。ソリューション事業部首都圏システム営業第二部の小室伸さんは次のように語る。「当初は入力ミスを防ぎ、集計や管理の負荷を軽減することが主な目的でした。社内で検証しながらブラッシュアップし、リリースして20年以上になります。その間、働き方改革が進み、残業時間の規制や休暇の取得義務が厳格化されるにつれて、より客観性の高い勤怠管理や、労働状況の可視化に対する需要が高まりました。「ALIVE SOLUTION TA」は、そうした時代の変化を反映しながら進化し続けてきたのです」。

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「ALIVE SOLUTION TA」部門長のポータル画面。残業時間の上限に近づくと、該当者とその部門長にメールが配信されるので自らで気付くことができ、仕事の調整につながる。自動で通知してくれるので管理者が個別に連絡する必要はない
 
 
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3点管理の例。ここではオフィスの入退室、PCへのログオン・ログオフ、出退勤申告(自己申告)の3つを管理対象に設定している。時間の差異がわかることで正確な労働時間が明らかになる

遵法を徹底しつつ、今の時代に即した時間管理を実現する。「ALIVE SOLUTION TA」のシステムの強みは3つある。まず、適切な労働時間の管理だ。特徴的なのが、自己申告時刻に加え、2つの客観的時刻を記録する「3点管理」。従業員の自己申告だけに頼っていると、終業を入力したあとにサービス残業をする可能性が否めない。そこで、たとえばPCのログオン・ログオフ時間やオフィスの入退室システム通過時間などを、併せて自動的に記録するのだ。何を客観的時刻として追加するかは、企業ごとに選べる。3点それぞれの時刻に不自然な差異が生じている場合は、その場でアラートを表示して理由の入力を求めるため、管理者もリアルタイムで妥当性を判断しやすい。MDSOLは、この管理方法により2018年に特許を取得した。「労働基準監督署は、長時間労働の抑制を企業に義務付けています。3点管理は、厳密な遵法を望むクライアントの声に応えたシステムになりました」(小室さん)。

就業時間の入力方法は手入力から各種打刻デバイスからの自動反映まで運用に合わせて選択でき、データは一画面に整理して表示される。時間外労働や休暇取得の状況を確認・注意・警告することで従業員の遵法意識も高まるだろう。

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遵法管理表。7つの項目に対応し、遵法を徹底。確認したいポイントに絞って専用ビューで一覧できるので、リアルタイムで状況を把握しやすい
 
 
 
 

遵法を徹底、注意喚起で過重労働を予防。導入後の保守サポートも万全

2つ目の強みは、遵法の徹底と過重労働の予防だ。36協定管理、時間外実績、健康管理時間、平均時間外、連続勤務、勤務間インターバル、勤務時間限度超過という7つの項目に対し、いつでも最新状況を抽出して確認できる仕組みが実装されている。さまざまな角度からデータを取っているので、協定違反を見逃す心配はない。「残業45時間を超えている従業員」「7日間連続勤務の従業員」など抽出条件を設定すれば、対象者とその管理者に注意喚起メールを送信するため、過重労働の予防策にもなる。

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時間外実績状況表。抽出条件は管理者側で設定可能。社内のどの部署で時間外勤務が超過傾向にあるのかなどがデータから速やかに可視化されるので対策が取れる

最後の強みは、多様な勤務形態や複雑な休暇管理への対応だ。昨今は、テレワーク、フレックス、シフト勤務をはじめ、子供の看護休暇や介護休暇が時間単位で取得できるなど、管理すべき要素が急増している。しかし心配は無用だ。「ALIVE SOLUTION TA」は、さまざまなバリエーションに対応できるよう開発されている。心強いのは、クライアント1社に専任のSE担当者が付き、伴走してくれることだ。首都圏システムエンジニアリング第二部の佐藤栄次さんは「勤怠管理は業界・業種によって細々と規則が異なる領域ですので、導入前から人事・総務のご担当の方だけでなく現場の方からもヒアリングをして、現状を把握します。一般的な流れとしては、規則のヒアリングに2か月、パラメーター設定に2か月、動作確認と運用準備に2か月と、最短半年で導入に至ります。標準のシステムだけでなく、社内のローカルルールに合わせたアドオン開発が必要であれば、発注から運用定着まで1年近くかけて丁寧に導入するケースもあります」と話す。

運用開始後も保守サポートは専任のSEにより継続して行われる。基本的に自分たちで導入の設定や保守をしなければならないSaaSとは一線を画す、同システムならではのメリットだ。中には、リリース当初から20年来の付き合いがあるクライアントもいるという。「専任サポートとシステムの機能により、人事・総務部門の貴重な人的リソースを他業務に回せるようになったというご感想をよくいただきます」(佐藤さん)。

佐藤さんたちが導入時のヒアリングで必ず聞かれるのが、「同業他社はどうしているか」だという。他社事例も踏まえて提案すると、それを機にローカルルールを見直し、標準化してより効率の良い就業管理への変革を実現する企業が多いそうだ。

事業に合わせた的確な提案ときめ細かいアフターフォロー。2024年に時間外労働の上限規制が適用される医療機関や建設、物流・運輸業界からの問い合わせが増えている。長年の知見に基づき、進化し続けるシステムへの期待は大きい。

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三菱電機ITソリューションズ株式会社 ソリューション事業部 首都圏システム営業第二部 プロフェッショナル 小室 伸さん(右) 首都圏システムエンジニアリング第二部 第一課長 佐藤 栄次さん(左)
 
 
 
 

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