日々の業務を続けていると、文書はどんどんたまっていく。たまっていく文書を放置しておくと、1年もしないうちにオフィスには不要文書が氾濫することになる。ほとんど誰も見ていない文書は、積極的に廃棄していこう。
文書管理をするにあたり、導入としてまずすべきことは、これまでためこんでしまった不要文書を廃棄すること。
文書ファイルの保存年限にのっとって廃棄を行う場合、たとえば、保存年限3年という場合、文書が完結した年度を起算年にして1年間は事務室に「保管」し、残りの2年間を文書倉庫などに「保存」することになる。
保存年限は1年、3年、5年、7年、10年、永年の6つの設定方法があるが、最近はどんな重要な文書ファイルであっても、最初から永年保存と設定せず、10年保存にしておいて10年ごとに見直すという傾向もある。
また、過去に永年保存と設定されて文書庫で保存されているものでも、見直すことで廃棄可能な場合も出てくる。保存年限が満了しても、延長の可否を確認した上で廃棄するのがライフサイクル管理の基本ルールですから、初めから短い年限に設定して、見直しの機会を設けたほうがよいでしょう。
（監修：インブルーム株式会社）
