ファイリング:「保存」「保管」している文書の廃棄ルール

最終更新日:2022年03月09日

ファイリング:目次

日々の業務を続けていると、文書はどんどんたまっていく。たまっていく文書を放置しておくと、1年もしないうちにオフィスには不要文書が氾濫することになる。ほとんど誰も見ていない文書は、積極的に廃棄していこう。

文書管理を始めるにあたり、まず「廃棄」を

文書管理をするにあたり、導入としてまずすべきことは、これまでためこんでしまった不要文書を廃棄すること。

廃棄可能な文書の例

  1. 1年を経過した到来文書
    他団体から送られた資料、案内、報告書、刊行物、各種通知、社内報など
  2. 処理が終わった文書
    成果物ができたあとの資料・アンケート個票、改訂後の規定類、用済みのファックス紙、回覧済みパンフレットなど
  3. 課内で重複保管している文書
  4. 一時限りの回覧文書・報告書
  5. 会計伝票類の控えや写し
  6. 年賀状、あいさつ状で1年を経過したもの
  7. 1年を経過した軽易な帳票類(事務用品請求伝票など)

「捨てる」ための心構え

  1. 今見ないものは1年後も見ない
  2. 迷ったら「捨てる」
  3. eメール、HPなどは紙出力しない

定期的に行う文書の廃棄

文書ファイルの保存年限にのっとって廃棄を行う場合、たとえば、保存年限3年という場合、文書が完結した年度を起算年にして1年間は事務室に「保管」し、残りの2年間を文書倉庫などに「保存」することになる。

保存年限は1年、3年、5年、7年、10年、永年の6つの設定方法があるが、最近はどんな重要な文書ファイルであっても、最初から永年保存と設定せず、10年保存にしておいて10年ごとに見直すという傾向もある。

また、過去に永年保存と設定されて文書庫で保存されているものでも、見直すことで廃棄可能な場合も出てくる。保存年限が満了しても、延長の可否を確認した上で廃棄するのがライフサイクル管理の基本ルールですから、初めから短い年限に設定して、見直しの機会を設けたほうがよいでしょう。

(監修:インブルーム株式会社

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