ファイリング:文書の「保管」と「保存」

最終更新日:2022年03月09日

ファイリング:目次

文書のライフサイクルにおいて「保管」と「保存」は明確に区別されている。
その違いを理解し、文書の「保管」「保存」の具体的方法について確認しておこう。

基本ルール

  • よく使うファイルは「保管」
  • あまり使われないファイルは「保存」

「保管」と「保存」についてその違いを簡単にいうと、「保管」はよく使う文書ファイルを事務室内で管理している状態で、「保存」とはあまり使われなくなった文書ファイルまたは法的要求などから何年間かとっておかなければならない文書ファイルを文書庫などで集中的に管理している状態である。

「保管」すべき文書と文書の管理

  • 該当文書:今年度の文書、前年度の文書、常用ファイル
  • 管理責任:文書利用部門
  • 文書のありか:事務室(課・室)

「保存」すべき文書と文書の管理

  • 該当文書:前々年以前に発生した文書で、3年以上保存の必要があるもの


(監修:インブルーム株式会社

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