あまり使わない文書は「保管」ではなく「保存」をしよう。
あまり使われない文書とは、たとえば、前々年度以前に発生した文書で、3年以上保存の必要があるもの。文書庫などに保存し、文書主管部門の管理とするのが望ましい。
「よく使う文書」との区別としては、事務室内にある文書は、原則として前年度のものと今年度のものとし、さらにもう1年経ったらすでに保有期間が終わっている1年保存のファイルは廃棄。3年以上保存するファイルについては、保存年限ごとにまとめて文書保存箱に収納し、文書庫に移管する。これが「置き換え」と呼ばれるもので、「置き換え」によってファイルの管理責任も各課から、文書主管部門に移管されることになる。
文書庫には、社内から引き継がれた3年保存以上のすべてのファイルが集まり、ここからは文書主管部門が責任を持って管理をするのが望ましい。保存文書の貸し出しや、利用頻度をチェックして保存年限の見直しをはかるのも、文書主管部門の仕事となる。
文書庫は集中管理下にあるので、通常は施錠しておくのが良いだろう。文書主管部門の知らないところで、誰でもいつでも簡単に出入りできるようでは、管理していることにはならない。各課が保存文書の閲覧や貸し出しを希望する際は、文書主管部門に要求を出し、文書主管部門が該当のファイルを文書庫から持ち出してきて貸し出すというのが理想形。貸し出しの際は、期限を明確に定めておこう。
（監修：インブルーム株式会社）
