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ユニファイド・コミュニケーションの活用方法
第10回「インスタントメッセンジャー(IM)を安全に社内で使う方法」

2014年02月24日

改めまして。月刊総務オンラインでオンラインストレージのコラムも連載している吉政でございます。

最近、総務部門の方々にとってPBX(構内交換機)に置き換わる新しいITソリューション「ユニファイド・コミュニケーション・ソリューション」が話題に上がるようになってきました。そこで、総務部門の方に分かり易いよう、極力IT用語を使用せずに「ユニファイドコミュニケーション」を解説したく、本コラムを執筆することにいたしました。

今回は「インスタントメッセンジャー(IM)を安全に社内で使う方法」についてお話しします。

「インスタントメッセンジャー(以下、IM)」とは何かというと、相手がネットに接続していることを確認して、パソコンやスマートフォンなどで短いメッセージをやり取りする仕組みやサービスを指します。有名なサービスでいうと「Skype(スカイプ)」「Facebookメッセンジャー」が該当します。
こう書くと「うわっ、ソーシャルサービスかよ。セキュリティ上うちは使えないからパスパス!」という言葉が聞こえてきそうです。

一般的なIMがセキュリティ上の問題があるとされているのは、社員が社内機密などを会社が管理していないネットワークであるIMを使って簡単に第三者や社外に持ち出せるからです。逆に、セキュリティさえしっかりしていれば、ものすごく便利で社内の業務効率やコミュニケーション量は向上します。なぜなら、社会問題になるくらい使いやすく便利だからです。

どれくらい便利かというと、相手が会議中でもPCやスマートフォンなどでIMにつないでいれば、簡単な意思疎通ができます。

IMがなければ電話かメールのやり取りになりますが、電話は会議中など出られないことも多いですし、メールですと時間がかかります。IMですと、「明日のXX会議ですが、30分早めてもいいですか?」⇒「いいですよ」で終了となります。秒単位でコミュニケーションが成立します。
IMの場合は、「XXXさん、お疲れ様です。XXX部の●●ですが、明日の...」というような文章がなく直接要件を伝える文化ですので、手軽なコミュニケーションができます。やり取りする内容は、面と向かって会話をしている内容になるので、とても手軽で迅速です。
今までメールの場合は、作成に5分、返事に3時間ほどかかっていた場合、1往復で3時間強かかりますが、IMの場合は数秒です。このコミュニケーションの迅速さが万事ですから、1日、1週間、1か月間に直すと、相当作業効率が上がります。

さて、このIMを企業内で安全に使用するためにはどうすればよいかという話ですが、答えは簡単です。
社内専用のIMを構築し、社外の方とは使用できないようにすればよいのです。これでセキュリティはかなり保たれます。

さらにIMを独立させたシステムで導入するのではなく、電話やTV会議などのコミュニケーション機器と統合して使えばさらに便利になります。社内の共通アドレス帳を見ながら、相手の状況を見て、「今会議中だからIMで連絡してみよう」というような対応ができるようになります。これこそが、状況にあわせた一番効率的なコミュニケーションの実現になります。

IMの詳細や活用方法などについては以下をご覧ください。
http://www.si-jirei.jp/Cisco/CUCM/

またIMを含めた最新の技術を活用したオフィスの見学会も行っています。興味がある方は以下をご覧ください。
http://www.si-jirei.jp/?page_id=51

吉政 忠志
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