「紙に戻る」原因はどこにある？　システム導入で終わらせない、ペーパーレス定着のための6ステップ

ステップ1：「紙がある方が楽」をなくす環境をつくる

ペーパーレス化では、「電子を便利にする」ことばかりに目が向きがちですが、それと同じくらい重要なのが、「紙を持ち歩くより電子の方が便利」と感じられる環境を見直すことです。たとえば、社員一人ひとりの机に大量の書類が積み重なり、個人用キャビネットがあり、すぐ隣にプリンターがある環境では、紙は自然と増えていきます。

一方で、近年増えているフリーアドレスのオフィスでは、固定席を持たないため、大量の紙を机に置き続けることができません。毎日席が替わる環境では、紙は「持ち運びにくいもの」になります。すると、自然とクラウドストレージや電子データを利用する機会が増えます。もちろん、フリーアドレスそのものが目的ではありません。

また、部署用プリンターを廃止し、共有複合機へ集約することも効果があります。印刷という行為に少しだけ手間が加わるだけで、「本当に印刷する必要があるか」を考えるようになります。環境を変えれば、人の行動は自然と変わります。

ステップ2：電子の方が早く仕事が終わる仕組みを作る

電子化しても紙へ戻る最大の理由は、「電子の方が面倒」だからです。「ログインに時間がかかる」「保存場所がわからない」「検索しても目的の資料が見つからない」「支給されたタブレットやスマホでは見づらい」「承認に時間がかかる」――。このような状態では、社員は紙へ戻ります。