「印刷禁止」施策はNG？ 既存ツールで実現する、無理のないペーパーレス推進と環境の見直し
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前回は、自社で利用している紙を整理し、「電子化できるもの」と「紙として残す価値があるもの」を見極める方法をご紹介しました。ここまで整理できると、多くの企業は「では、どのツールを導入すればよいのか」と考えます。しかし、ペーパーレス化をしている企業は、いきなり新しいシステムを導入しているかといえばそうではありません。最初に確認するのは、「現在の自社環境でどこまでデジタル化できるのか」という点です。総務部門は会社全体を横断して業務を把握できる立場だからこそ、まずは社内のデジタル基盤を整理することから始めましょう。
まずは「デジタル環境」の棚卸しをする
紙の現状を把握したら、次はデジタル環境を把握します。
たとえば、Google Workspaceを利用しているのか、それともMicrosoft 365を利用しているのか。そのほか、クラウドストレージ、社内チャット、オンライン会議、電子メール、グループウエア、ファイル共有サービスなど、社員が日常的に利用しているデジタル環境を書き出してみてください。
また、社員全員にパソコンを支給しているのか、現場ではスマートフォンやタブレットが利用できるのか、社外から安全にアクセスできる環境があるのかも重要な確認項目です。実際に企業を訪問すると、高額なライセンス契約をしているにもかかわらず、利用している機能はメールとファイル保存だけというケースも少なくありません。
Google Workspaceであれば、Google Driveによる共同編集、Googleフォームによる申請受け付け、 Google Meetによる会議、Apps Scriptによる簡易的な自動化など、多くの機能が利用できます。Microsoft 365でも、Teams、SharePoint、Power Automateなどを組み合わせれば、紙で行っていた業務の多くを改善できます。つまり、「何を導入するか」を考える前に、「すでに契約しているサービスで何ができるか」を把握することが重要なのです。
新しいツールは「不足している機能」を補うために導入する
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