社宅需要の増加で膨らむ総務の負担を8割削減へ　変化するニーズに対応する管理代行の選び方とは

福利厚生拡充で増加する社宅。総務の管理業務負担は見過ごせない

総務省が5年ごとに実施している「住宅・土地統計調査」によれば、企業が従業員に提供する社宅・社員寮などの「給与住宅」の戸数は、1993年をピークに減少が続いていたものの、2023年の調査では30年ぶりに増加に転じたという（図表1）。

図表1：「給与住宅」数の推移（全国）

近年の社宅需要増加の背景にあるのは、やはり企業における重要課題である人材確保だろう。福利厚生の拡充によって組織の魅力を強化し、採用活動の促進や従業員の定着へとつなげる狙いがあるものと推測される。また、家賃の一部を補助として支給するよりも、借り上げ社宅を提供する形態の方が、従業員の税負担が軽減され、満足度は高くなる傾向が見られる。

当然ながら、社宅の物件数に比例して管理を担当する総務の業務負担は重くなる。そこで貴重な総務のリソースをコア業務に集中させる有効な手段として注目されているのが、社宅管理のアウトソーシングだ。賃貸住宅管理サービスのパイオニアである株式会社ハウスメイトパートナーズの法人事業本部に所属する石崎昌作さん、原島侑希さん、佐藤由唯さんにお話をうかがった。

石崎さんは、社宅管理において総務に負担が集中する問題点を次のように指摘する。「社宅管理は細かなタスクの連続である上に、法改正や契約特約などに関する専門知識が必要です。それだけに属人化に陥りやすく、慢性的な人手不足が叫ばれる今、社宅管理を担当者だけに負わせ続けるのは組織として大きなリスクといえるでしょう」。

同社の試算では、社宅管理の代行サービスは総務の業務負担を80％程度も削減することが可能だという。「当グループの場合を例にすると、具体的に代行可能な業務は、全国のお部屋探しから、申し込み、新規契約、更新管理、解約精算、支払い関係、データ管理、支払調書作成、入居管理などです。特に総務の方の負担が大きい、新規契約に伴う押印や社内規定の確認作業も行います。また、月々の家賃に関しても支払いを代行しますので、総務の方は物件ごとではなく、当社に一括支払いするだけで済みます」（原島さん）。

図表2：社宅代行業者に委託できること

契約更新や解約精算の費用も立て替えてもらえるのはありがたい。最も業務が複雑になる入退去時だけでなく、入居中の水回り・隣人・事故などのトラブルにもプロが対応してくれる安心感は大きい。企業がアウトソーシングを選択するのは合理的な判断だ。では、市場に数多く存在する代行サービスの提供企業を、どのようなポイントで選べばよいのだろうか。

「導入後に後悔しないためには費用対効果、セキュリティ、実績、サポート体制などのバランスが取れた業者選びをお勧めします。ただ、これらはいずれの会社もうたっていることであり、さらにどのような付加価値があるのかを見る必要があるでしょう」（佐藤さん）

物件探しからワンストップで提供。チーム体制で企業に寄り添う

同社のクライアントは、ほかの管理会社から切り替えたというケースも多い。選ばれる理由は「付加価値」にあるわけだが、それは何か ――。同グループは賃貸管理業として50年以上、社宅代行管理においては25年以上の実績があり、業界のリーディングカンパニーとして知られている。管理会社であることは最大の強みであり、全国の直営仲介店および地元の強固なネットワークを活用し、クライアントの社宅規定にかなう物件をスピーディーに探すことができる。

「物件探しから契約・解約、支払いまでの一括対応に加え、自社管理物件のみならず、他社管理物件でも仲介手数料の割引が適用されるなど、コスト効率の向上が見込めます。解約精算時の原状回復費用についても、専門スタッフによる精査体制を整えています」（石崎さん）

「自社管理物件には長く住んでいただくことが事業の基盤となります。だからこそ入居する方々の快適性・利便性を重視しており、これは管理会社ならではのマインドだと思います」（原島さん）

導入後のサポートは、同社が最も注力するところだ。営業窓口のほかに代行課、契約課、情報課から1人ずつ選出されたメンバーの計4人がチームとなり、顧客に寄り添う。年2回以上の定期報告会では実績がデータで示され、どれだけコストを削減できたのかを可視化して会社に説明できる。それだけでなく業務改善の提案も行うなど、より良い運用に向け一緒に伴走してくれるのだ。ハウスメイトグループの総合力と専門力を感じられるフォロー体制であり、顧客との信頼関係が長期にわたって続いている理由の一つがここにある。

「企業文化として『ワンチーム』の考えが根付いており、それぞれの専門領域で工夫しながら協力して、他社では対応が難しいようなご要望にもお応えしています。そのためか、『対応が柔軟でスピードが速い』という評価をいただいています」（佐藤さん）

競合の激しい市場で長く支持されるのは、こうした付加価値によるものだ。社宅代行を始めた当時から、もう25年来の付き合いになる顧客もいる。アウトソーシングは、漠然と消費していた時間と手間、トラブル対応や属人化による心理的負担といった社宅管理の「見えないコスト」を可視化する絶好の機会といえる。プロに任せて負担やリスクを解消し、安心して本来のコア業務に専念する第一歩として、まずは気軽に相談するところから始めてみてはいかがだろうか。

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