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総務の引き出し（コミュニケーション）
もう「知らなかった」とはいわせない！ 総務が実践すべき「読まれる社内周知メール」の作り方
株式会社ヴィタミンM 代表取締役 鈴木 真理子
最終更新日：
2026年09月15日
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総務部は全社員に向けて健康診断や研修、制度変更などを案内することがあります。その際に返信や提出物をお願いすることもあるでしょう。社内周知をするとき、「メールを送ったのに『知らなかった』といわれる」「締め切り直前になって質問が集中する」「案内文に書いてあることを問い合わせられる」「未提出者への催促に時間を取られる」といった悩みはありませんか？ このままでは総務部の仕事は増える一方です。今回は社内周知のコツをお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。
ダラダラと続く文章は読んでもらえない
社内周知をするとき、図表1のようなメールを書く人がいます。もし、あなたが読み手だったら、どのように感じますか？
図表1：文章で書かれたメール
いかがでしょうか？ 山田さんは丁寧な文章を書こうとするあまり、文章がダラダラと続き、長文になっています。また、過剰な敬語を使っている点も気になります。読み手の立場になると、要点がつかみにくいため、一度読んだだけでは理解しづらいでしょう。
箇条書きにすると情報が整理できる
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