総務の引き出し(コミュニケーション)

上司を安心させる指示の受け方・報告の仕方

株式会社ヴィタミンM 代表取締役 鈴木 真理子
最終更新日:
2023年03月06日
gs230306100

仕事は指示に始まり、報告に終わるといわれています。指示を出す人と指示を受ける人は別人ですから、コミュニケーションをスムーズにして、仕事をミスなく早く仕上げましょう。今回は、総務のみなさんが指示を受けるときと報告するときのポイントを確認します。

指示を聞くときのポイント

指示を聞くときの大切なポイントは3つあります。それは「メモをする」「質問があれば確認する」「復唱する」です。まず、上司の指示はメモをしながら、さえぎらずに聞きます。もし質問があれば、指示を聞き終えてからにしましょう。最後には復唱、つまり指示を繰り返して、間違いがないことを確認してから仕事に取りかかります。「はい」「わかりました」だけでは、本当に理解したのか上司は判断できません。

知人の会社で起きたミスをお話ししましょう。その企業は、年間200万円の契約を失いました。原因は指示の確認不足にあります。上司から「A社に書類を送っておいて」と指示を受けた部下は、顔なじみの担当者に書類を送りました。でも、その書類の内容は機密情報であり、正しくは社長に届けるべきでした。指示をした上司は、当然社長宛てに送るだろうと思い込み、わざわざいわなかったのです。案の定、先方の社長は激怒し、契約は打ち切られました。指示を受けたとき、「誰に送るのですか」と確認したら防げたミスです。

上司は全てを言葉にしません。部下を信頼しているので、「君なら事細かにいわなくてもわかるよね」と省略することがきっとあるでしょう。そのとき部下が質問せず、「多分こういうことだろう」と自己判断で突っ走ると危ないのです。

6W3Hで確認する

続きは「月刊総務プレミアム」をご契約の会員様のみお読みいただけます。

  • ・付加価値の高い有料記事が読み放題
  • ・当メディア主催の総務実務の勉強会や交流会などのイベントにご優待
  • ・「月刊総務デジタルマガジン」で本誌「月刊総務」も読み放題
  • ・本誌「月刊総務」も毎月1冊、ご登録いただいたご住所にお届け
  • ・ノウハウ習得・スキルアップが可能なeラーニングコンテンツも割引価格でご利用可能に

※掲載されている情報は記事公開時点のものです。最新の情報と異なる場合があります。

著者プロフィール

鈴木真理子先生プロフィール写真

株式会社ヴィタミンM 代表取締役
鈴木 真理子

三井海上火災保険株式会社(現三井住友海上火災保険株式会社)勤務を経て起業。ビジネススキルの研修を行っている。近著は『絶対にミスをしない人の仕事のスゴ技BEST100』(明日香出版社)、『「ミスなし、ムダなし、残業なし」に変わる! 「テンパリさん」の仕事術』(青春出版社)、『「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法』(明日香出版社)。
株式会社ヴィタミンM Webサイト

総務の引き出し(コミュニケーション)」の記事

2024年04月24日
引き継ぎが増える4月の必需品 先輩に何度も聞かずに仕事が身に付く「自分用マニュアル」の作り方
2024年03月19日
異動時のあいさつメールは「感謝」を伝えるだけでは不十分 書き方一つで信頼が一瞬にして崩れ去る
2024年02月21日
「ヨイショ」したつもりが実は失礼に当たる? 目上の人にいってはいけない3大NGフレーズとは
2024年01月23日
CCで届いたメールはごみ箱行き? 上司に「仕事がしやすい」と思ってもらう「報・連・相」術
2023年12月19日
忙しい上司の時間をムダにしない! 簡単に論理的な話し方が身に付くとっておきのワザ【2選】
2023年11月08日
本当は「どんなときに」「どんなことを」「誰に」すべきなの? 【報・連・相】ルール化のススメ
2023年10月16日
口約束によるミスやクレームを回避! 「いった」「いわない」の不毛な争いを防ぐ3ステップ
2023年09月19日
「声が震える」「汗をかく」……人前で話すと緊張してしまう人に試してほしい「アイスブレイク」
2023年08月23日
「何度も説明させたら失礼かも」なんて遠慮は無用! 「指示受け」におけるミスを防ぐ極意4か条
2023年07月18日
1つでも当てはまればあなたも「抱え込み症候群」! その特徴と解決する4つの手順をチェック
2023年06月20日
「至急!」「今日中!」が口癖の人に注意! ギリギリに仕事を依頼してくる「割り込み常習犯」対策
2023年05月17日
「意思疎通が取れる」上手な伝え方:「できるだけ早く」は要注意! 今すぐ試せるポイントを解説
2023年04月19日
これはNG! 部下が嫌がる上司の「指示の出し方」3パターンをチェックしておこう
2023年03月06日
上司を安心させる指示の受け方・報告の仕方
2023年01月31日
「ムダ」をどうなくす? 生産性の高い会議をするポイント
2022年12月26日
気持ちよく仕事を進めるためのコミュニケーション法
2022年11月28日
電話応対のスタンダードを決めよう
2022年10月28日
電話はお客さまとの大切な接点 電話応対の4原則を知ろう
2022年09月28日
働きやすい環境づくりのために、職場でのエチケットを社員に知らせよう
2022年08月25日
円滑なコミュニケーションの第一歩 正しい敬語と言葉遣いで話そう
2022年07月26日
上司との接し方、7つのヒント
2022年06月22日
デキる若手のビジネススキル フォロワーシップを身に付けよう
2022年05月19日
コミュニケーションの基本の「き」。「報・連・相」を徹底しよう
2022年04月28日
コミュニケーションはあいさつから始めよう

関連記事

  • 大切なのは「自社ならでは」のオフィスづくり 社員の「心」を解析すると幸せな働き方が見えてくる PR
  • 「働きがいのある会社」トップ企業のハイブリッドワークの形 戦略総務を実現できるデバイスとは? PR
  • コスト削減だけじゃない! 働き方が変わり、コミュニケーションも生まれる「照明」のすごい効果 PR

特別企画、サービス