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仕事は指示に始まり、報告に終わるといわれています。指示を出す人と指示を受ける人は別人ですから、コミュニケーションをスムーズにして、仕事をミスなく早く仕上げましょう。今回は、総務のみなさんが指示を受けるときと報告するときのポイントを確認します。
指示を聞くときのポイント
指示を聞くときの大切なポイントは3つあります。それは「メモをする」「質問があれば確認する」「復唱する」です。まず、上司の指示はメモをしながら、さえぎらずに聞きます。もし質問があれば、指示を聞き終えてからにしましょう。最後には復唱、つまり指示を繰り返して、間違いがないことを確認してから仕事に取りかかります。「はい」「わかりました」だけでは、本当に理解したのか上司は判断できません。
知人の会社で起きたミスをお話ししましょう。その企業は、年間200万円の契約を失いました。原因は指示の確認不足にあります。上司から「A社に書類を送っておいて」と指示を受けた部下は、顔なじみの担当者に書類を送りました。でも、その書類の内容は機密情報であり、正しくは社長に届けるべきでした。指示をした上司は、当然社長宛てに送るだろうと思い込み、わざわざいわなかったのです。案の定、先方の社長は激怒し、契約は打ち切られました。指示を受けたとき、「誰に送るのですか」と確認したら防げたミスです。
上司は全てを言葉にしません。部下を信頼しているので、「君なら事細かにいわなくてもわかるよね」と省略することがきっとあるでしょう。そのとき部下が質問せず、「多分こういうことだろう」と自己判断で突っ走ると危ないのです。
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