そのラリー、必要ですか？　金曜夕方の送信は特に注意。読み手の時間も無駄にしないメールの書き方

日程調整メールは候補を挙げる

会議や訪問する日時を決めるとき、お互いに「いつでもいいです」と遠慮し合うと、なかなか決まりません。また、よくある「都合の良い日はいつですか？」「都合の悪い日を教えてください」という質問ですが、読み手は返信しづらいものです。

以前、私が取材の依頼を受け、取材の日時を決めたときのことをお話ししましょう。取材をする側のメールに「こちらはいつでもいいです」と書いてあったので、「では○月○日（○）11時からお願いします」と返信しました。間もなく返信があり、「あいにく○月○日（○）は先約が入っているのでダメです」とのこと。先方だって、ほかの仕事があるわけですし、いつでもよいはずはないのです。「ピンポイントで日時を限定して伝えたこちらがいけなかったのかな」ともんもんとしつつ、「NGの日があるなら先に教えてくれたらよかったのに……」と思ってしまいました。

もし空いている日時が多かったとしても、せめて「○／○（○曜）～○／○（○曜）の間で」など、おおよその期間を示すのが親切でしょう。