総務の引き出し(コミュニケーション)

「ムダ」をどうなくす? 生産性の高い会議をするポイント

株式会社ヴィタミンM 代表取締役 鈴木 真理子
最終更新日:
2023年01月31日
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日本の企業の3大ムダは、会議、資料作り、メールといわれています。もちろんこれら3つは大事な仕事なので、丸ごとなくすわけにはいきません。しかし、ムダが潜んでいる場合があるため、今回は「会議のムダ」をいかにしてなくすかについて考えます。まずは総務が手本となるような会議をし、社内に広めていただければと思います。

会議をする前に計画を立てる

会議は計画ありきです。日時と場所を決め、参加者全員に告知する。そこまでは必ずやっているでしょうが、さらに進行表を作ることをお勧めします。

進行表には、「何を(議題や議案)」「○分で(時間)」「どこまで決めるのか(目標やゴール)」を入れます。また、発表者と話す時間を決めます。それらを可視化して、参加者全員に送ることが大切です。なんとなく集まって始めると、ダラダラ会議になってしまいます。

進行表に時刻を入れると進み具合がわかるので、遅れていたらスピードアップさせられます。参加者で共有することで雑談が長引いたり、話が脱線した場合の軌道修正もやりやすくなります。

ちなみにある企業では、新入社員がタイムキーパーを務めています。発表者が持ち時間を超えて話すと、ベルを鳴らして知らせるそうです。役員にも臆することなく「チーン」とやるので、将来が楽しみな人材といわれています。

進行表をご覧ください(図表)。種別に「連絡」「報告」「審議」の3つがあります。このうち会議で取り上げるべきなのは「審議」であり、ここに時間をかけるのが鉄則です。なぜなら会議は、みんなで話し合って決める場にほかならないからです。

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著者プロフィール

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株式会社ヴィタミンM 代表取締役
鈴木 真理子

三井海上火災保険株式会社(現三井住友海上株式会社)勤務を経て起業。ビジネススキルの研修を行っている。新著は『「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法』(明日香出版社)。
株式会社ヴィタミンM Webサイト

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