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日本の企業の3大ムダは、会議、資料作り、メールといわれています。もちろんこれら3つは大事な仕事なので、丸ごとなくすわけにはいきません。しかし、ムダが潜んでいる場合があるため、今回は「会議のムダ」をいかにしてなくすかについて考えます。まずは総務が手本となるような会議をし、社内に広めていただければと思います。
会議をする前に計画を立てる
会議は計画ありきです。日時と場所を決め、参加者全員に告知する。そこまでは必ずやっているでしょうが、さらに進行表を作ることをお勧めします。
進行表には、「何を（議題や議案）」「○分で（時間）」「どこまで決めるのか（目標やゴール）」を入れます。また、発表者と話す時間を決めます。それらを可視化して、参加者全員に送ることが大切です。なんとなく集まって始めると、ダラダラ会議になってしまいます。
進行表に時刻を入れると進み具合がわかるので、遅れていたらスピードアップさせられます。参加者で共有することで雑談が長引いたり、話が脱線した場合の軌道修正もやりやすくなります。
ちなみにある企業では、新入社員がタイムキーパーを務めています。発表者が持ち時間を超えて話すと、ベルを鳴らして知らせるそうです。役員にも臆することなく「チーン」とやるので、将来が楽しみな人材といわれています。
進行表をご覧ください（図表）。種別に「連絡」「報告」「審議」の3つがあります。このうち会議で取り上げるべきなのは「審議」であり、ここに時間をかけるのが鉄則です。なぜなら会議は、みんなで話し合って決める場にほかならないからです。
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