総務の引き出し(コミュニケーション)
返信が遅いのはその残念タイトルが原因かも? 価値をぐっと上げ、読まれるメールを作る2つのコツ
株式会社ヴィタミンM 代表取締役 鈴木 真理子
最終更新日:
2024年06月21日
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あなたは1日にどれくらいの数のメールを受け取っていますか? CC(カーボンコピー)で送られてくるものを含めると、30通、50通という人もいるでしょう。ビジネスパーソンが、メールを読んだり書いたりする時間は少なくないので、今回はメールの書き方についてお伝えします。普段何気なくタイトルを書いている人は、「メールの価値はタイトルで決まる!」と心して読んでいただきたいと思います。
メールの第一印象を良くして、クイックレスポンスをもらおう
「メールの価値はタイトルで決まる!」といっても過言ではありません。なぜかというと、受信者は届いたメールの送信者とタイトルを見て優先順位を付けたり、読むか捨てるかを瞬時に判断したりするからです。
そのため「これは大事なメールだ」と思わせるタイトルを付けて、メールの第一印象を良くしましょう。そして、あなたのメールを優先的に読んでもらい、クイックレスポンスをもらえるようにしてください。
ただ、実際には、なんとなくタイトルを付ける人が多いように感じます。多いのは、「~について」と「~の件」というタイトルです。2つとも簡単に書ける上、格好がつくので、「~について」と「~の件」はよく使われるようです。もちろん2つとも誤りではありませんが、「会議ついて」や「明日の件」といったタイトルは、ちょっと曖昧です。読み手は「何の会議だっけ?」とか「明日はどんな予定が入っていたのかな?」と、瞬時に思い浮かばず、当惑するのではないでしょうか。
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