総務の引き出し（コミュニケーション）
異動時のあいさつメールは「感謝」を伝えるだけでは不十分 書き方一つで信頼が一瞬にして崩れ去る
株式会社ヴィタミンM 代表取締役 鈴木 真理子
最終更新日：
2024年03月19日
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3月は異動発令のシーズンです。異動が決まったら、社内の引き継ぎや客先へのあいさつなど、やることがたくさんあります。内示の日からカウントダウンのように月日が流れていきますが、忙しいからといって雑な仕事や言動をすると、これまでの信頼が一瞬にして崩れかねません。「立つ鳥跡を濁さず」という言葉があるように、去り際まで周りの人たちと気持ち良く仕事をしましょう。今回は社外へ送る異動のあいさつメールの書き方、送り方についてアドバイスします。
一人ひとりにメールを送る
異動のあいさつメールを送るとき、関係者全員のアドレスをBCCに入れる。本文に書く宛名は「各位」や「みなさま」。あいさつ文はネットで検索した文例をコピペする ―― 。
確かに、このやり方は時短になるでしょう。でも、このメールを受け取った人はどう感じるでしょうか。異動するという事実を知っても、「自分はその他大勢の一人なのか」と少し落胆して、わざわざ返信したり、お祝いのメッセージを送らないような気がします。
ここは感謝の気持ちを込めて、一人ひとりへ送ることをお勧めします。そうはいっても手間と時間がかからないよう、文章は使い回しでもかまいません。
異動あいさつの目的は、取引を継続してもらうこと
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