総務の引き出し(コミュニケーション)

口約束によるミスやクレームを回避! 「いった」「いわない」の不毛な争いを防ぐ3ステップ

株式会社ヴィタミンM 代表取締役 鈴木 真理子
最終更新日:
2023年10月16日
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仕事には前後関係があります。自分が担当する業務の前後の工程で、おそらく職場のメンバーや他部署、お客さまとかかわることでしょう。人と人とのつなぎ目でうまくバトンを渡せないとが生まれたり、ミスやクレームの原因となったりしてしまいます。そもそも人は十人十色。自分は伝えたつもりでいても、相手には伝わらないことがあります。そこで今回は、「いった」「いわない」を防ぐワザをお伝えします。

口約束は危ない! 証拠に残す

「いった」「いわない」というやりとりは、両者の記憶があいまいだったり、見解が異なったりするときに起こります。「いった」「いわない」の争いになる原因の一つは、口約束をしたことでしょう。

口約束だけで済ませると危険です。口頭で約束を交わしたら、必ず証拠に残しましょう。具体的には、次の3つのステップで進めるようオススメします。

(1)記録する

人の話を聞くときは、忘れないようにメモやノートを取ります。どんなに記憶力に自信があったとしても、人は忘れる生き物です。ですから記憶しようとせず、必ず記録してください。

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著者プロフィール

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株式会社ヴィタミンM 代表取締役
鈴木 真理子

三井海上火災保険株式会社(現三井住友海上火災保険株式会社)勤務を経て起業。ビジネススキルの研修を行っている。近著は『絶対にミスをしない人の仕事のスゴ技BEST100』(明日香出版社)、『「ミスなし、ムダなし、残業なし」に変わる! 「テンパリさん」の仕事術』(青春出版社)、『「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法』(明日香出版社)。
株式会社ヴィタミンM Webサイト

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