総務の引き出し(コミュニケーション)

気持ちよく仕事を進めるためのコミュニケーション法

株式会社ヴィタミンM 代表取締役 鈴木 真理子
最終更新日:
2022年12月26日
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総務にいると、社内外の「人」とかかわる仕事が数多くあります。人と人とが仕事をするとき、大切なのは、相手の立場になることです。相手の立場になると、お互いに気持ちよく仕事ができて、やり取りはスムーズになります。目標を最短最速で達成することができるのです。仕事ができる人は、相手を巻き込んだり動かしたりするのが得意です。今回は、どうやって人と気持ちよく仕事をし、生産性を上げるかをテーマにします。

相手がある仕事を優先しよう

仕事は、優先順位を付けることが大切です。限られた時間の中で成果を出すには、数ある仕事のうち、どれから着手するかを考え、順位付けをします。その判断の一助となるよう、いくつかの方法を提案します。

あなたは今日、いくつかの仕事をやるつもりでいます。それらの仕事を自分1人でできる仕事と、相手がある仕事に分けたとしたら、どちらを先にやりますか?

おすすめするのは、相手がある仕事を先にし、自分だけでできる仕事をあとにすることです。なぜかというと、自分だけでできる仕事は、時間の融通が利くからです。ちょっとした空き時間を利用したり、どうしても終わらなければ翌日に回すなどして、いつでも片付けることができるでしょう。それに比べて、相手がある仕事をあと回しにすると、相手に迷惑を掛けてしまいます。相手はこちらからの回答や仕事を待って、次の工程に進みます。相手にしてみると、待っている間、その仕事をいったんストップしなければなりません。

たとえば営業部の場合、お客さまからの注文や問い合わせがあれば、いち早く対応するでしょう。売り上げなどの目標を達成するためには、顧客を満足させなければなりません。もしお客さまを必要以上に待たせたら不満足につながりますし、ちょっとした不満を抱えたお客さまは、競合他社へ乗り換えるかもしれません。各社の営業部員は、そのような共通認識を持っているため、相手のある仕事を優先しています。

では、総務部の場合はどうでしょうか。仕事が多岐にわたるため、優先順位を付けるのが難しい局面がきっとあると思います。

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著者プロフィール

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株式会社ヴィタミンM 代表取締役
鈴木 真理子

三井海上火災保険株式会社(現三井住友海上火災保険株式会社)勤務を経て起業。ビジネススキルの研修を行っている。近著は『絶対にミスをしない人の仕事のスゴ技BEST100』(明日香出版社)、『「ミスなし、ムダなし、残業なし」に変わる! 「テンパリさん」の仕事術』(青春出版社)、『「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法』(明日香出版社)。
株式会社ヴィタミンM Webサイト

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