気持ちよく仕事を進めるためのコミュニケーション法

相手がある仕事を優先しよう

仕事は、優先順位を付けることが大切です。限られた時間の中で成果を出すには、数ある仕事のうち、どれから着手するかを考え、順位付けをします。その判断の一助となるよう、いくつかの方法を提案します。

あなたは今日、いくつかの仕事をやるつもりでいます。それらの仕事を自分1人でできる仕事と、相手がある仕事に分けたとしたら、どちらを先にやりますか？

おすすめするのは、相手がある仕事を先にし、自分だけでできる仕事をあとにすることです。なぜかというと、自分だけでできる仕事は、時間の融通が利くからです。ちょっとした空き時間を利用したり、どうしても終わらなければ翌日に回すなどして、いつでも片付けることができるでしょう。それに比べて、相手がある仕事をあと回しにすると、相手に迷惑を掛けてしまいます。相手はこちらからの回答や仕事を待って、次の工程に進みます。相手にしてみると、待っている間、その仕事をいったんストップしなければなりません。

たとえば営業部の場合、お客さまからの注文や問い合わせがあれば、いち早く対応するでしょう。売り上げなどの目標を達成するためには、顧客を満足させなければなりません。もしお客さまを必要以上に待たせたら不満足につながりますし、ちょっとした不満を抱えたお客さまは、競合他社へ乗り換えるかもしれません。各社の営業部員は、そのような共通認識を持っているため、相手のある仕事を優先しています。

では、総務部の場合はどうでしょうか。仕事が多岐にわたるため、優先順位を付けるのが難しい局面がきっとあると思います。