総務の引き出し(コミュニケーション)

「何度も説明させたら失礼かも」なんて遠慮は無用! 「指示受け」におけるミスを防ぐ極意4か条

株式会社ヴィタミンM 代表取締役 鈴木 真理子
最終更新日:
2023年08月23日
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「指示出し」と「指示受け」の瞬間にコミュニケーションミスは起こりやすくなります。指示を受ける人が、「たぶん○○すればいいのだろう」と自己判断をして進めてしまうと、あとになって手戻りや、やり直しを命じられることがあるためです。指示を出した人にとっても、期待通りの仕事が上がってこなければ待ち時間が生まれたりして、仕事がはかどりません。このままではお互いに無駄が生じてしまいます。この機会に、一度で正しく指示を受ける方法を押さえましょう。

1. 必ずメモを取り、繰り返す

指示を聞くときは、必ずメモを取りましょう。これは忘れないようにするためです。たとえ暗記力に自信があっても、過信は禁物です。

次に、指示を受けたら、口に出して繰り返すこともお忘れなく。繰り返すと、指示した人は正しく伝わったかどうか確認することができます。もし理解していないと思われたら、この時点でコミュニケーションミスに気付くことができます。

よって指示を受けるときはメモを取り、繰り返す。この2つを励行してください。

2. 積極的に質問する

もう1つ大切なことがあります。それは、指示を受けるとき、わからないことがあれば質問することです。「こんな初歩的なことを尋ねるのは恥ずかしい」「もう一度説明させるなんて失礼では?」といった遠慮は一切無用です。では、どのような質問をすればよいのでしょうか。下記で具体例をご紹介します。

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著者プロフィール

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株式会社ヴィタミンM 代表取締役
鈴木 真理子

三井海上火災保険株式会社(現三井住友海上火災保険株式会社)勤務を経て起業。ビジネススキルの研修を行っている。近著は『絶対にミスをしない人の仕事のスゴ技BEST100』(明日香出版社)、『「ミスなし、ムダなし、残業なし」に変わる! 「テンパリさん」の仕事術』(青春出版社)、『「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法』(明日香出版社)。
株式会社ヴィタミンM Webサイト

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