総務の引き出し（コミュニケーション）
まだ付箋で伝えていませんか？ 電話対応における伝達ミスをなくす、伝言メモ・チャットの鉄則
株式会社ヴィタミンM 代表取締役 鈴木 真理子
最終更新日：
2026年04月15日
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近年、社内外のコミュニケーションは、「話す」より「書く」割合が増えています。テキストコミュニケーションが増えた理由として考えられるのは、在宅勤務などのテレワークが日常的になったためでしょう。
とはいえ、電話応対がなくなったわけではありません。企業によっては、従業員一人ひとりに業務用のスマートフォンを支給していますが、職場に一台でも固定電話があり、コールが鳴れば社員が電話に出ます。そのとき自分だけで完結する用件もあれば、ほかの社員に伝言することもあるでしょう。口頭では証拠に残らないため、「いった」「いわない」のトラブルにならないようにしなければなりません。
伝言をメモに書くときのポイント
電話に出るときは、必ずメモを取ります。なぜかというと、記憶しないで記録することがミスをなくす第一歩だからです。もしも暗記できるからと過信してメモを取らずに耳から耳へと聞き流してしまうと、時間が経つにつれて話の内容を忘れてしまいます。相手の電話番号を覚えたつもりが誤っていた、というのはよくある話です。
電話に出た人は責任を持って記録に残し、名指し人や担当者へ伝えます。伝える方法は、大きく2つあります。1つ目は紙に書く方法、2つ目はメールやチャットを送る方法です。
まずは、伝言を紙のメモに書くときのポイントからお伝えします。各社で「伝言するとき、どんな紙に書いていますか？」と尋ねたところ、付箋や裏紙を使う人が多くいました。どんな紙に書くのかは自由ですが、これら2つはあまりおすすめしません。なぜかというと、一から文字を書かなくてはいけないので、手間がかかるためです。また、付箋や裏紙など、いろいろな大きさのメモに書くと、情報の整理がしにくいでしょう。
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