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「あの人がいないと備品の場所すらわからない」 ――。そんな「属人化」が総務部門の生産性を下げていませんか？ 多岐にわたる総務業務が個人に依存するのは、業務の手順が「ルール」として言語化されていないことが原因です。今回は、組織マネジメント理論「識学」の観点から、誰が担当しても同じ成果を出せるマニュアル作成の極意を解説します。これを読めば、曖昧な判断を排除し、組織のスピードを劇的に高める「動けるマニュアル」が手に入ります。
総務が「属人化の聖域」になってしまう根本原因
総務業務は、消耗品の補充といった日常的なタスクから、慶弔対応や災害対策といったイレギュラーなものまで、極めて広範囲に及びます。この領域で最も恐ろしいのは、「ベテラン担当者の頭の中にしか手順がない」というブラックボックス化です。
識学の観点では、この原因を「曖昧なルール」と「自己評価の誤解」であると定義します。多くの現場では、業務の手順が個人の経験則や、そのときどきの「空気感」に委ねられています。「適当にやっておいて」「以前と同じように」といった曖昧な指示が飛び交うことで、担当者は自分の解釈で動くようになります。
結果として、周囲は「あの人に聞かないと正解がわからない」という状態になり、担当者自身も「自分にしかできない仕事」を抱え込むことで存在価値を証明しようとする錯覚に陥ります。これが、組織全体のスピードを奪い、生産性を低下させる属人化の正体です。
「完全結果」を定義し、迷いを断つ
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