「電話」が変われば働き方も変わる！　固定電話の悩みを解決　Teams電話でリモートワークを一気に加速

出社するしかない？　リモートワーク下での電話業務の課題

リモートワークで顕在化した電話の問題は大きく次の3つに分けられる。まず、代表番号の問題だ。取引先との電話に代表番号を使用しているため、受けるときもかけるときもオフィスの固定電話機が必要になる。

次にデバイスの問題。業務用携帯が支給されない場合、出社してオフィスの電話機を使うか、個人携帯を使うかという二択を迫られる。前者は明らかにリモートワークを阻害する要因であるし、後者はプライベートの番号がほかの社員や取引先に開示される上、通信費の精算が非常に面倒だ。

最後は取り次ぎ問題。オフィスに人がいたときは相手に電話を代わるだけでよかったのに、面倒な取り次ぎ作業が発生。電話がひっきりなしにかかってきたら自分の仕事ができなくなってしまう。また、電話を受け取る側も、タイミングによってはオフィスから取り次がれた電話に出られず、対応が遅れてしまうこともある。

これらはすべて、「外線電話はオフィスの固定電話でなければ受けたりかけたりすることができない」という状況により生まれている。出社以外の解決法はないのだろうか？　そんな企業の声を受け、マイクロソフトが示した解が「Teams電話」だ。

さまざまな働き方に柔軟に対応　Teams電話ができること

マイクロソフトが提供するコミュニケーションツール「Microsoft Teams」は、世界中でリモートワークが拡大した昨年来、利用者が急増した。現在、月当たりの利用者数は世界で約2.5億人（2021年度第4四半期決算より）となっている。注目したいのは、このサービスの機能の一つ、Teams電話の利用者数が約8,000万人に達したことだ。同社はここ数年を振り返っても、次々に新しいサービスを開発し、ユーザーの需要に応えてきている。そうした企業姿勢の結晶ともいえるTeams電話の特長を、プロダクトマーケティングマネージャーの水島梨沙さんに聞いた。

「Teams電話は、PC、スマートフォン、タブレットのTeamsアプリから外線電話を発信・受信できる音声コミュニケーションツールです。つまり、アプリの入っているデバイスなら、すべて外線電話機になります。しかも会社の番号で使えるのです」

自宅やサテライトオフィスにいても代表番号で電話をかけられるので、出社の必要はなくなり、自分の携帯でもプライベートな番号を使わずに済む。部署の代表電話にかかってきたものをグループメンバー全員が着信したり、内線のように一人1番号を割り当てて、取り次ぎの手間を省くなどといった設定を自由自在に行うことができる。加えて、通話料金は会社へ請求されるため、個人精算の必要もない。

「不在時・業務時間外の自動応答や保留音からの転送など、従来のPBX以上に充実した企業電話機能が網羅されています。それでいてセットアップは簡単ですし、細かい設定はユーザーが直感的に操作できるようになっています。部署ごとにお任せして最適な電話の環境を作っていただくことが可能なので、総務ご担当者の管理負担は大きく軽減されるでしょう」

ニューノーマルな働き方でオフィスの在り方が変わり、もはや固定電話は使いにくくなっている。PBXの工事が不要なTeams電話にすれば、フリーアドレスやリモートワークに柔軟に対応できるのは間違いない。

音声の文章化や通話状況の可視化で仕事のクオリティーもアップ

Teamsに統合されていることは、Teams電話の最大のメリットだ。オンライン会議、チャット、予定表やファイルの共有など、あらゆる業務環境を一元化したTeamsとの連携で、いつでもどこからでもシームレスに、オフィスと同じクオリティーで仕事ができるのだ。

「最新機能では、デバイス間で通話転送ができるようになりました。PCで通話している途中で外出する場合も、ワンタップでスマホに通話が引き継がれ、途切れることなく会話できます。また、リアルタイムで内容を文字起こしする機能も登場し、海外の方との通話中に英語の字幕が表示されるのが助かると好評です。今は英語のみですが、今後、別言語にも対応していく予定です。もちろん、履歴を残せるので、あとから読み返すこともできます」

留守番電話もAIが内容を文章化してメールで送られる（画像）。Teamsユーザーにはおなじみの音声通話チャネル画面に電話を統合すれば、電話業務に関する情報を共有するのも簡単だ。通話分析というタブを選ぶと、各メンバーの通話状況が可視化される。その結果を基に、一人に稼働が集中する傾向を改善することができるわけだ。

導入検討にはワークショップ参加がお勧め　お得なトライアルパッケージも展開

導入に際しては、マイクロソフトチームが全体設計のコンサルティングを行う。ハードウエアや回線費用の増減だけでなく、期待されるコミュニケーションの改善効果など、可視化しにくい領域についても分析した上で提案してくれる。

「日本マイクロソフトのTeams電話協業パートナーの中の1社であるソフトバンクでは1社ずつ個別にオンラインワークショップ『Microsoft Teams Calling Workshop』を開催しております。お客さまの現状を整理し、課題解決に適した次期音声環境の検討をする内容です。『Teams電話システムに興味がある』『PBX・電話環境を刷新したい』『リモートワーク環境を整備したい』などとお考えの方はぜひ、ご参加ください」

Teams電話を利用するには、Teamsに対応するライセンスと電話オプション、そして通信キャリアが提供する外線電話サービス（現在、ソフトバンク、NTTコミュニケーションズ、KDDI、NTT東日本の4社が提供）に加入する必要がある（図表）。

通信キャリア4社が提供するプラン

さらに、このTeams電話に必要なライセンス料をセットにして最大3か月、無料で試せるトライアルパッケージも用意されている。継続した場合は割り引きが適用されるなどの特典もあり、トライアルから始めた方がお得だ。

まずワークショップで自社に適した音声環境を分析し、トライアルでTeams電話を検証する。それが「電話」にかかわる課題のすべてを解決する近道になるだろう。

【導入事例】電話環境の見直しでコスト・人的負担が大幅削減！　テレワーク率も向上

新事業をスタートするにあたり、拠点の統合を進める過程でPBXの環境を見直した横河レンタ・リース。重要視したのは、「フルクラウド化の実現」「ベンダーロックイン^※の回避」の2点だ。全拠点のPBX撤去を英断し、Teams電話とソフトバンクの外線電話サービス「UniTalk」の導入を決定。その結果、テレワーク率は49％から97％へと上昇。通信費は約30％削減された。また、固定電話・PBXの調達費用も90％削減されている。

※特定ベンダーの技術に大きく依存した製品、サービス、システムなどを採用した際に、他ベンダーの提供する同種の製品、サービス、システムなどへの乗り換えが困難になること

何より大きい効果は運用管理の負担減だ。フルクラウドであるため、全体の設定は管理者一人でほぼ行える。それまで総務部門が主体となり約1か月かかった電話設定の変更処理が、約1分で完了したそうだ。

UniTalk導入による効果

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