Web会議の悩みは「テレキューブ」で解消！　ポストコロナを見据えた会議室の在り方

会議室の利用効率が低下　Web会議の増加で顕在化した課題

統合人事システム「COMPANY®」により企業の人事領域を支援する株式会社Works Human Intelligence（以下、ワークスHI）。同社はコロナ禍の影響で、昨年2月よりリモートワークを開始している。初の試みではあったが、人事部が制度を、総務部が在宅勤務に必要な物品の配布を、情報システム部が通信インフラを整え、1か月で新体制への移行を果たしたという。そうした一次対応が落ち着き新しい働き方が軌道に乗った10月、ポストコロナを視野に入れた課題解決のフェーズに入った。フレックスタイム制やリモートワーク制をはじめ自律的で柔軟な働き方を推進するワークスHIは、在宅・オフィス出社を従業員自らが選択し、どちらでも快適に働ける 環境整備を行っている。総務Dept.の添谷太希さんは、当時顕在化していた課題の筆頭にWeb会議を挙げた。

「営業担当やコンサルタントを中心にクライアントとのWeb会議が増えていましたが、そこで問題となったのが会議室の使い方です。オフィスの会議室は対面での打ち合わせを前提にしていましたから、小さいものでも5、6人用の広さがあります。それがWeb会議のために会議室を1人だけで利用するという状況が続きました。5、6人用の広さを1人で使うとなると、総務的に気になるのが利用効率です」

広い会議室にはそれだけの賃料がかかっているため、“大は小を兼ねる”ではなく、多人数の打ち合わせとWeb会議とで、それぞれ最適なスペースを用意する必要があった。

消防法をクリアした個室ブース　快適な空間を手間なく増設

「利用効率の良い空間を再考したとき、選択肢はいくつかありました。まず、工事をして会議室に壁を作り、いくつかの個室に分けること。これはコストパフォーマンスが悪いのですぐに却下しました。次に浮上したのが個室ブースを設置する案です。固定式や天井が開いているタイプなど種類がある中で、もっともわれわれの求める条件を満たしていたのが、株式会社ブイキューブさんが提供する『テレキューブ』でした」

個室ブースを検討するにあたり、添谷さんが重視した要素が二つある。一つは設置費だ。長期的な観点からすると、今後、オフィスのレイアウトは変化する可能性が高い。初期費用だけでなく、将来的にレイアウトを変更したときも再設置のコストがかからないタイプが望ましかった。二つ目は機能面。Web会議のクオリティーを下げる要因の一つは周囲の雑音だ。そのため、優れた防音・遮音性は外せない。テレキューブはいずれの要素も高いレベルでクリアしていた。テレキューブはキャスターが付いた可動式で、工事なしに簡単に設置できる。また、筐体の中には電源スイッチ、ソファ、テーブルだけでなく、換気ファンや簡易スプリンクラーまで備えられている。

「個室ブースの設置には消防署への申請が必要になります。テレキューブ設置の際は、コンサルタント担当の方が最適な設置場所を確認の上、申請手続きも代行してくれました。ですからこちらは安心してお任せできました」

実はテレキューブは屋根のある部屋には必要とされる消防法の準拠製品であり、その防災機能は特許取得の折り紙付きなのだ。添谷さんが壁仕切りを早々に選択肢から外したのは、消防法を順守するにはスプリンクラーの設置工事が欠かせず、工費がかさむ上にレイアウト変更ができなくなるからだった。その点、テレキューブなら、消防法などの法令をクリアした個室ごと動かせ、柔軟性が高い。設置自体は12台入れても1、2日で終了したという。

また、壁材には遮音・吸音素材が使われ、防音性にも優れている。会話の音漏れや外部の雑音を気にせず、Web会議に集中できる。この防音性は、社外との会議だけでなく、2人用のテレキューブで行われる社内の1 on 1ミーティングに際してもおおいに役立っているそうだ。 「人に聞かれる心配がなくなったので、広い会議室に上長と2人で実施していたときよりも心理的な安心感が高いかもしれません」

圧倒的なコストパフォーマンス　サブスクリプションや体験も可能

快適に利用してもらうために、気軽に使えるブースにしたいが、どうしてもテレキューブの環境が必要な会議もあるそうだ。そういうときのために一部は予約制にするといったルールをワークスHIでは設けている。

「ほかに決めたルールといったら、退室時にはドアを開けたままにしておく、くらいです。もともとテレキューブには入室してスイッチを入れると自動で換気ファンが回り、30～40秒でブース内の空気が入れ換わる機能がついているので、感染予防の観点でも問題ないのですが、より安心感を持って利用していただけるようにルールを追加した感じですね」

テレキューブを導入して4か月が経ったが、Web会議における細々したトラブルが解消され、目的に合わせてうまく活用されているようだ。もちろん社内の満足度は高い。

「初期費用のインパクトはそれなりにありますが、メリットからすればすばらしいコストパフォーマンスだと思っています。経営層から『なぜ従来の会議室ではダメなのか』と尋ねられても、必要性や有効性を説明しやすいのではないでしょうか。当社は購入しましたが、サブスクリプションもあるようです。必要な台数がわからない場合は、レンタル感覚でお試しができますね。こうした選択肢があるのはうれしいポイントです」

緊急事態宣言が解除され、これまで1割程度だった出社率も上がることが予測される。添谷さんは、年内は5、6割の出社率になるのではないかとみている。人が増えれば、当然会議も増える。現在は1人用ブースの稼働率が高いが、今後は2人用ブースもフル活用されていくだろう。

「会議は基本的にPCを持ち込んで行いますが、1人用、2人用、どちらも会議がしやすいようにディスプレイがあった方がいいのかなど、今後の使い方についてはデータの蓄積を待ちたいと思います。それを基に分析していくつもりですが、現時点でベストチョイスであったことは確信しています」

東京オフィスでの導入を皮切りに、全国5拠点でテレキューブを導入しているワークスHI。今後も従業員のニーズに応え、より業務に集中できる環境づくりを推進する。これからもテレキューブの活用機会は増え続けていくだろう。

株式会社Works Human Intelligence
設立：2019年8月
事業内容：大手法人向け統合人事システム「COMPANY®」の開発・販売・サポート、HR関連サービスの提供
URL： https://www.works-hi.co.jp/

ポストコロナの働き方に合わせ、オフィスの会議室は進化していく必要がある。テレキューブは、ブイキューブ東京本社・大阪支社にて見学・体験が可能だ。実際に体感してオフィス設置のイメージをつかんでみてはいかがだろうか。

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株式会社ブイキューブ